Assistant de direction du pôle éducation et attractivité (F/H)

Le département du Rhône est à la recherche d'un assistant de direction passionné pour prendre les rênes du pôle éducation et attractivité. Ce poste dépasse largement le cadre d'une simple fonction administrative ; il représente une véritable mission stratégique, où chaque action contribue à fluidifier et à dynamiser les interactions entre les différentes directions, les partenaires extérieurs et les élus.

Qui sommes-nous ?

Le conseil départemental du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d'habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l'autonomie, l'insertion et l'éducation.

L’assistant joue un rôle crucial en tant que support pour son manager, assurant la continuité du bon fonctionnement du pôle Éducation et attractivité. Dans ce cadre, vous pouvez être amené à remplacer ponctuellement l’assistante du directeur général adjoint lors de ses périodes d’absence, dans tout ou partie de ses missions.

Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que la gestion de l’agenda est une responsabilité clé. Vous devez servir d’interface entre les directeurs (directeur de l’éducation, adjoint au directeur de l’éducation, directrice des missions transversales), le DGA, les autres directions/services du pôle et les partenaires extérieurs. Vous devez également accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers et les interlocuteurs des directions, y compris les partenaires et représentants institutionnels. De plus, vous devez organiser le lien avec les élus à travers leurs assistants respectifs et assurer le suivi des agendas des directions du périmètre (direction de l’éducation et direction des missions transversales) ainsi que le calendrier des différents événements.

La préparation des différentes réunions et la réalisation des comptes rendus sont également des tâches essentielles. Vous devez organiser des réunions et des séances de travail, en assurant la logistique nécessaire, y compris la réservation des salles, matériels et voitures. Vous devez saisir et mettre en forme des documents utiles aux réunions des directions et réaliser des recherches documentaires diverses.

La constitution et la préparation des dossiers sont également des missions importantes. Vous devez élaborer des documents nécessaires à la constitution des dossiers, assurer leur suivi (respect des procédures, vérification, respect des délais), rédiger des notes, synthèses et documents divers. Vous devez également participer activement au bon fonctionnement et à la bonne gestion du plan de classement, en suivant les projets et activités des directions, apportant un soutien aux managers dans les phases de planification et de déploiement.

Enfin, vous devez coordonner les activités des directions du périmètre. Cela inclut le suivi des absences, des déplacements, le traitement du courrier, les commandes des fournitures, la conception, le suivi, l’harmonisation et la mise à jour des procédures internes. Vous devez également réaliser et mettre à jour des états, tableaux de bord, tableaux de pilotage, assurer la diffusion des communications et des informations, gérer les boîtes mails génériques lorsque nécessaire, et être le référent informatique et archivage pour les directions du périmètre.