Assistant de direction du pôle éducation (F/H)

Le département du Rhône est en quête d’un assistant de la direction éducation et de la direction des missions transversales, une personne passionnée et rigoureuse, prête à s’investir pleinement dans une mission qui va bien au-delà des tâches administratives classiques. Ce rôle revêt une dimension stratégique, car chaque action contribue à renforcer l’efficacité des services éducatifs tout en préservant la qualité des échanges et des interactions au sein de l’équipe.

Qui sommes-nous ?

Le conseil départemental du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d'habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l'autonomie, l'insertion et l'éducation.

Vous jouez un rôle de pilier essentiel au sein du pôle "éducation et attractivité", en coordonnant les opérations pour garantir fluidité et efficacité. Dans cette optique, vous pouvez également être amené à remplacer ponctuellement l’assistante du directeur général adjoint, prenant en charge tout ou partie de ses responsabilités durant ses absences.

Dans le cadre de vos missions, vous vous engagez à accueillir physiquement et par téléphone les usagers ainsi que les interlocuteurs des différentes directions et partenaires extérieurs, assurant ainsi une interface fluide entre les directeurs de l’éducation, l’adjoint au directeur de l’éducation, la directrice des missions transversales, et le DGA. Par ailleurs, vous organisez les interactions avec les élus via leurs assistants respectifs, gérez les agendas des directions concernées et planifiez les événements clés.

La préparation minutieuse des réunions fait également partie intégrante de vos attributions : vous êtes responsable de l’organisation logistique des séances de travail, de la réservation des salles et du matériel nécessaire, ainsi que de la rédaction et de la mise en forme des documents liés aux réunions. Vous effectuez aussi des recherches documentaires pour répondre aux besoins des directions.

En ce qui concerne la constitution et la préparation des dossiers, vous élaborez les documents requis en veillant au respect des procédures et des délais. Vous rédigez des notes, des synthèses et divers documents, contribuant ainsi à une gestion rigoureuse et efficace du plan de classement. Votre rôle inclut le suivi des projets et des activités des directions, apportant un soutien précieux aux managers dans les phases de planification et de mise en œuvre.

Enfin, vous coordonnez les diverses activités des directions, en suivant les absences, les déplacements, en traitant le courrier et en gérant les commandes de fournitures. Vous êtes responsable de la conception, du suivi et de la mise à jour des procédures internes, ainsi que de la réalisation d'états et de tableaux de bord pour un pilotage optimal. En parallèle, vous assurez la diffusion des communications et informations essentielles, gérez les boîtes mails génériques lorsque nécessaire, et en tant que référent informatique et archivage, vous soutenez les directions pour optimiser leur fonctionnement quotidien.