• Versant : FPH (principal) / FPT (secrétaire administrative)
• Catégorie : C (adjoint administratif) / B (secrétaire médico-sociale)
• Filière : Administrative (FPH et FPT)
• Niveau requis : Bac ou Bac pro secrétariat médico-social (selon grade)
• Salaire débutant : 1 801 € brut/mois (hors primes, échelon 1 adjoint administratif FPH)

Sommaire

1. Définition et contexte : qu'est-ce qu'une secrétaire médicale ?
2. Missions quotidiennes et conditions d'exercice
3. Accès au métier : concours et formation de secrétaire médicale
4. Salaire de secrétaire médicale et grille indiciaire
5. Évolution de carrière après secrétaire médicale
6. Marché de l'emploi secrétaire médicale dans le secteur public
7. Questions fréquentes sur la secrétaire médicale
8. Ce qu'il faut retenir pour devenir secrétaire médicale dans la fonction publique

Définition et contexte : qu'est-ce qu'une secrétaire médicale ?

Définition synthétique — La secrétaire médicale est l'agent administratif qui assure l'interface entre les équipes soignantes, les patients et les services administratifs d'un établissement de santé public ou d'une structure médico-sociale. Elle gère les flux d'information médicale, organise les plannings de consultations, produit les comptes rendus médicaux et veille à la bonne tenue des dossiers patients.

Chiffres clés

• 40 000 agents environ — secrétaires médicales et médico-sociales recensées dans la Fonction publique hospitalière — source : DREES, Rapport annuel sur les personnels hospitaliers, 2022
• 87 % — part des agents de cette filière administrative qui sont des femmes dans la FPH — source : DGAFP, Rapport annuel sur l'état de la fonction publique, 2023
• +6 % — hausse des recrutements de personnels administratifs hospitaliers entre 2020 et 2022, portée par la croissance des activités ambulatoires — source : DREES, 2023
• Catégorie C représente plus de 50 % des effectifs administratifs de la FPH — source : DGAFP, 2023

Missions quotidiennes et conditions d'exercice

Au quotidien

Une journée type s'ouvre sur la gestion des appels entrants et la prise en charge de l'accueil physique des patients au secrétariat de consultation ou d'unité de soins. L'agent enchaîne ensuite avec la saisie et la mise en forme des comptes rendus dictés par les médecins — opératoires, d'hospitalisation ou de consultation —, puis avec la planification des rendez-vous dans les logiciels métier (Easily, DxCare, SIH). En fin de matinée ou d'après-midi, il assure la gestion administrative des entrées et sorties de patients, transmet les dossiers aux services concernés et répond aux demandes de médecins correspondants ou de laboratoires.

Missions principales

• Accueil physique et téléphonique des patients et de leurs proches
• Enregistrement et mise à jour des dossiers patients dans le système d'information hospitalier (SIH)
• Frappe, mise en forme et archivage des comptes rendus médicaux, opératoires et d'hospitalisation
• Organisation et gestion des plannings de consultations et des blocs opératoires
• Gestion des admissions, des mouvements et des sorties de patients
• Coordination avec les équipes soignantes, les laboratoires et les services médico-techniques
• Traitement du courrier médical entrant et sortant (comptes rendus adressés aux médecins de ville)
• Facturation et transmission des pièces administratives aux caisses d'assurance maladie

Conditions d'exercice

• Lieu : bureau (secrétariat de service), espace d'accueil ouvert au public — position assise prolongée
• Horaires : amplitude variable selon le service (7h-19h en roulement), travail possible le samedi matin en consultation — pas d'astreinte de nuit pour ce profil
• Charge émotionnelle : contact fréquent avec des patients en souffrance ou en situation d'urgence administrative ; gestion des situations conflictuelles à l'accueil
• Outils : maîtrise obligatoire des logiciels SIH, traitement de texte médical, dictaphone numérique
• Confidentialité : obligation stricte au secret professionnel sur les données médicales (RGPD, Code de la santé publique)

Accès au métier : concours et formation de secrétaire médicale

Dans la Fonction publique hospitalière, l'accès au grade d'adjoint administratif (niveau d'entrée de la secrétaire médicale) est ouvert sans condition de diplôme particulier, mais le niveau Bac ou Bac pro secrétariat médico-social est fortement recommandé en pratique. Un titre professionnel de secrétaire médicale et médico-sociale (niveau 4, anciennement BEP/Bac) constitue l'entrée de référence. Pour le grade de secrétaire médico-sociale (catégorie B), un diplôme de niveau Bac+2 est exigé.

Concours externe

• Concours d'adjoint administratif hospitalier (catégorie C) : ouvert aux candidats sans condition de diplôme (niveau 3e recommandé) — épreuves écrites d'admissibilité (questionnaire à réponses courtes sur la culture générale, tests de logique) et entretien oral d'admission devant un jury
• Concours de secrétaire médico-sociale (catégorie B) : diplôme de niveau Bac+2 exigé — épreuve écrite de cas pratique en rapport avec les fonctions (durée 3h), épreuve orale d'admission
• Calendrier type : ouverture des inscriptions entre janvier et mars ; épreuves entre avril et juin selon les Centre de Gestion (CDG) ou les établissements organisateurs
• Voie contractuelle : recrutement direct sur contrat par les établissements publics de santé (EPS), fréquent en catégorie C ; possibilité de titularisation après 6 ans de contrat (loi de transformation de la fonction publique, 2019)

Concours interne et troisième voie

• Concours interne adjoint administratif : ouvert aux agents titulaires ou contractuels justifiant d'au moins 4 ans de services publics — épreuves adaptées à l'expérience professionnelle
• Concours interne secrétaire médico-sociale (B) : 4 ans de services effectifs exigés dans la FPH ou la FPT — épreuve de rapport professionnel sur dossier
• Troisième voie : ouverte aux candidats justifiant d'au moins 4 ans d'expérience dans le secteur privé ou associatif dans des fonctions en lien avec le secrétariat médical

Formation initiale

• ANFH (Association Nationale pour la Formation permanente du personnel Hospitalier) : organisme de référence pour la formation continue des agents de la FPH — financement possible des titres professionnels et des bilans de compétences
• Titre professionnel SMMSP (Secrétaire Médical et Médico-Social) délivré par le ministère du Travail : formation de 12 à 18 mois en centre de formation ou en alternance
• BTS GPME ou BTS SAM (Solutions d'Architectures Métier) : voie de préparation aux postes de catégorie B
• Durée de la formation d'intégration FPH : 5 jours pour les agents de catégorie C nouvellement nommés, assurée par l'ANFH ou l'établissement

Salaire de secrétaire médicale et grille indiciaire

La rémunération d'une secrétaire médicale dans la fonction publique est calculée sur la base de la valeur du point d'indice, fixée à 4,92 € depuis le 1er juillet 2023 (revalorisation de 1,5 % par décret du 26 juin 2023). Le traitement de base est complété par le RIFSEEP (Régime Indemnitaire tenant compte des Fonctions, des Sujétions, de l'Expertise et de l'Engagement Professionnel), dont le montant varie selon l'établissement employeur et le poste occupé.

Grille indiciaire par grade

• Adjoint administratif 2e classe — Échelon 1 : IM 340 → 1 673 € brut/mois
• Adjoint administratif 2e classe — Échelon 6 : IM 366 → 1 800 € brut/mois
• Adjoint administratif 1re classe — Échelon 1 : IM 352 → 1 732 € brut/mois
• Adjoint administratif 1re classe — Échelon 9 (sommet) : IM 430 → 2 116 € brut/mois
• Adjoint administratif principal 2e classe — Échelon 1 : IM 379 → 1 865 € brut/mois
• Adjoint administratif principal 1re classe — Échelon 8 (sommet) : IM 496 → 2 441 € brut/mois
• Secrétaire médico-sociale (catégorie B) — Échelon 1 : IM 404 → 1 988 € brut/mois
• Secrétaire médico-sociale (catégorie B) — Échelon 11 (sommet) : IM 596 → 2 932 € brut/mois

Primes et indemnités spécifiques

• IFSE (Indemnité de Fonctions, de Sujétions et d'Expertise) : composante principale du RIFSEEP, versée mensuellement — montant variable selon le groupe de fonctions et l'établissement (en moyenne 100 à 250 € brut/mois en catégorie C)
• CIA (Complément Indemnitaire Annuel) : versé annuellement selon l'engagement professionnel évalué
• NBI (Nouvelle Bonification Indiciaire) : attribuée selon les fonctions exercées (accueil du public, secrétariat de direction médicale) — entre 10 et 20 points supplémentaires
• Indemnité de dimanche et jours fériés : majorations réglementaires si travail effectif ces jours
• Prime de service : versée dans certains établissements au titre des fonctions hospitalières

Évolution de carrière après secrétaire médicale

La progression se réalise d'abord au sein de la filière administrative par avancement d'échelon (à l'ancienneté), puis par avancement de grade (examen professionnel ou inscription au tableau d'avancement). Les principales étapes sont les suivantes :

• Adjoint administratif 2e classe → 1re classe : avancement de grade après examen professionnel ou tableau d'avancement, généralement après 3 ans dans le grade
• Adjoint administratif 1re classe → Principal 2e classe : examen professionnel ou tableau d'avancement après 5 ans d'ancienneté dans le grade
• Accès à la catégorie B (secrétaire médico-sociale) : concours interne après 4 ans de services, ou concours externe si diplôme Bac+2 obtenu
• Accès à la catégorie A : concours d'attaché d'administration hospitalière (AAH) — formation Bac+3 minimum requise, compétences managériales attendues

Des passerelles inter-versants sont possibles. Les agents de la FPH peuvent rejoindre la Fonction publique territoriale via mobilité ou concours, notamment vers le cadre d'emplois des attaché territorial pour ceux qui accèdent à la catégorie A. À l'inverse, des secrétaires administratives territoriales exercent des fonctions proches dans les CCAS, mairies ou centres de santé municipaux.

Des réorientations sont également envisageables vers des métiers de l'accompagnement ou de l'éducatif. Certaines secrétaires médicales se tournent ainsi vers le métier d'ATSEM, notamment en collectivité, après une reconversion accompagnée par le CNFPT ou l'ANFH.

Marché de l'emploi secrétaire médicale dans le secteur public

La tension sur le recrutement de secrétaires médicales dans la fonction publique hospitalière est réelle et documentée. Selon la DREES (2023), le taux de vacance de postes administratifs en catégorie C dans les établissements publics de santé dépasse 8 % dans plusieurs régions, notamment en Île-de-France, PACA et Auvergne-Rhône-Alpes. Cette tension s'explique par la concurrence du secteur privé (cliniques, cabinets libéraux) qui propose des rémunérations variables mais une plus grande souplesse contractuelle.

• Employeurs principaux : Centres Hospitaliers Universitaires (CHU), Centres Hospitaliers (CH), Hôpitaux locaux, Établissements publics de santé mentale (EPSM), EHPAD publics, CCAS
• Bassins de recrutement actifs : grandes agglomérations (Paris, Lyon, Marseille, Bordeaux), mais aussi zones rurales sous-dotées en personnel administratif hospitalier
• Recrutement sans concours : fréquent en catégorie C — les établissements recourent largement au contrat avant titularisation
• Télétravail : partiellement accessible pour les fonctions de frappe de comptes rendus et de gestion de dossiers, selon les politiques internes des établissements

Les candidats attirés par l'univers médical mais souhaitant explorer d'autres voies opérationnelles peuvent également s'intéresser au métier d'ambulancier ou au métier de sapeur-pompier, deux fonctions publiques qui impliquent un contact direct avec les patients ou les victimes dans des environnements d'urgence. Retrouvez toutes nos offres d'emploi public dans le secteur médico-administratif sur JobPublic.

Questions fréquentes sur la secrétaire médicale

Ce qu'il faut retenir pour devenir secrétaire médicale dans la fonction publique

La secrétaire médicale en établissement public de santé occupe un poste central dans le fonctionnement des services hospitaliers, à la jonction entre le soin et l'administration. Le recrutement sans concours en catégorie C rend l'accès à ce métier relativement accessible, mais la maîtrise des logiciels hospitaliers, de la terminologie médicale et des impératifs de confidentialité constituent des prérequis concrets. La progression de carrière est structurée et documentée, avec des voies claires vers la catégorie B et, à terme, vers des fonctions d'encadrement administratif.

Sur le plan salarial, les niveaux de rémunération en début de carrière restent modestes, un constat à peser face à la stabilité de l'emploi public, la protection sociale (CNRACL) et les possibilités de formation continue financées. Le marché est en tension dans plusieurs régions, ce qui joue en faveur des candidats qualifiés disposant d'une expérience dans les systèmes d'information hospitaliers.

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Références : DREES — Les personnels des établissements de santé, rapport annuel 2022 · DGAFP — Rapport annuel sur l'état de la fonction publique 2023 · Loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière · Décret n° 90-839 du 21 septembre 1990 portant statuts particuliers des personnels administratifs de la fonction publique hospitalière · Décret n° 2023-519 du 28 juin 2023 relatif à la valeur du point d'indice de la fonction publique · ANFH — Offre de formation et financement des parcours professionnels en FPH, 2023.