Assistant (e) de la Direction Générale
Emploi ANDELYS (LES)
Les Andelys (Eure)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Placé(e) sous l'autorité directe du Directeur Général des Services et de la DGA, responsable du pôle Services à la population et proximité, l'assistant(e) aura pour mission d'apporter un appui administratif et logistique à l'organisation des activités de la direction générale.
- Accueil physique et téléphonique ;
- Gestion des agendas et montage des rdv ;
- Assistance du Conseil municipal : Préparer la planification annuelle, assurer le suivi de l'élaboration de l'ordre du jour et sa diffusion, assurer la mise en forme de la note qui rassemble les propositions de délibérations, leur note de synthèse et les documents annexes en préparation à leur relecture et étude, gérer la logistique de préparation de la salle en amont des séances, participer au déroulé des séances du Conseil municipal, gérer les formalités post séance, assurer le suivi de la retranscription des débats avant validation;
- Saisie, mise en forme des divers documents (courriers, rapports, convocations...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
- Organisation du planning de réunions, préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus (réunions chefs de services...);
- Classement et archivage (papier et numérique) des dossiers et documents ;
- Gestion des bases de données et participation administrative aux grands évènements de la collectivité (vœux, cérémonies...) ;
- Binôme durant les congés de l'assistante du Maire.
- Gestion des agendas et montage des rdv ;
- Assistance du Conseil municipal : Préparer la planification annuelle, assurer le suivi de l'élaboration de l'ordre du jour et sa diffusion, assurer la mise en forme de la note qui rassemble les propositions de délibérations, leur note de synthèse et les documents annexes en préparation à leur relecture et étude, gérer la logistique de préparation de la salle en amont des séances, participer au déroulé des séances du Conseil municipal, gérer les formalités post séance, assurer le suivi de la retranscription des débats avant validation;
- Saisie, mise en forme des divers documents (courriers, rapports, convocations...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
- Organisation du planning de réunions, préparation des différentes réunions et réalisation des comptes rendus (réunions chefs de services...);
- Classement et archivage (papier et numérique) des dossiers et documents ;
- Gestion des bases de données et participation administrative aux grands évènements de la collectivité (vœux, cérémonies...) ;
- Binôme durant les congés de l'assistante du Maire.
Profil recherché
Compétences théoriques :
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
- Bonnes capacités rédactionnelles.
Savoir-faire opérationnel :
- Excellente expression orale et rédactionnelle;
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint...);
- Maîtrise de l'utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique...);
- Analyse et gestion des demandes d'information;
- Capacité d'organisation, polyvalence;
- Aptitude à travailler en équipe.
Savoir- faire comportementaux :
- Disponibilité;
- Discrétion, sens de la confidentialité;
- Bon relationnel, bonne présentation;
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode.
Spécificités du poste : Participation aux Conseils Municipaux.
- Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
- Bonnes capacités rédactionnelles.
Savoir-faire opérationnel :
- Excellente expression orale et rédactionnelle;
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, powerpoint...);
- Maîtrise de l'utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique...);
- Analyse et gestion des demandes d'information;
- Capacité d'organisation, polyvalence;
- Aptitude à travailler en équipe.
Savoir- faire comportementaux :
- Disponibilité;
- Discrétion, sens de la confidentialité;
- Bon relationnel, bonne présentation;
- Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode.
Spécificités du poste : Participation aux Conseils Municipaux.
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 semaines
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