secrétaire des services juridiques et agent du service assemblée et domanialité publique

Rattaché(e) à la direction des services juridiques, le/la secrétaire de direction sera en charge d’assurer les tâches de secrétariat, de rédaction de courriers, d’accueil téléphonique et physique des administrés ou services, la bonne tenue et l’organisation des dossiers, registres et recueils de la direction des services juridiques, y incluant le soutien aux 5 services de la direction.
Il/elle participe au bon fonctionnement des conseils municipaux et assure la rédaction des actes préparatoires en découlant
Il/elle participe à la rédaction des divers actes communaux et en assure la gestion administrative (décisions, conventions, arrêtés, notification, affichage…) et participe également à la gestion administrative des régies communales.

En lien et sous le contrôle de la directrice des services juridiques
• Rédaction des courriers basiques aux administrés, mise en forme des correspondances (respect de la charte), suivi de parapheurs et des courriers,
• Mise à jour et suivi du tableau des dossiers en cours
• Gestion de l’agenda et coordination de prise de réunions en interne ou en externe (experts…)
• Rédaction de comptes rendus de réunions
• Rangement des courriers dans les classeurs et dossiers appropriés
• Bonne tenue des dossiers numérisés (important travail d’ordonnancement, de mise à jour, implique le maintien ou création de nouveaux liens hypertextes)
• Récolte de renseignements et coordination auprès des directions (garage, DRH, Pôle Développement… et en soutien si nécessaires des agents gestionnaires)
• Notification des actes, récole des pièces annexes éventuelles et préparation des éléments nécessaires à leur signature (identité des parties…)
• Copies des actes et courriers
• Pré gestion des archives (tri des dossiers, enlever les trombones, agrafes…)
• Veille à la bonne tenue matérielle des dossiers, notamment à mise à jour des dossiers contentieux sous la directive de la directrice ou de la cheffe de service
• Accueil téléphonique de la direction (récupération des appels non fléchés) et accueil des visiteurs
• Transcription des demandes de congé des agents mis à disposition
• Soutien au suivi de l’exécution du budget réalisé par les chefs de service
• Gestion de fournitures
• Gestion de la facturation des services juridiques (établissement des bons de commandes, échanges avec les prestataires pour obtenir les éléments nécessaires à l’établissement et au règlement de la facturation, dont établissement, en lien avec la directrice ou la cheffe de service, des conventions d’honoraires avec les prestataires comme les auxiliaires de justice (avocats, huissiers…)
• Participation à la préparation des opérations électorales (mission ponctuelle)
En lien et sous le contrôle de la cheffe du service des assemblées et de la domanialité publique
Organisation et préparation des séances du conseil municipal
 Participer à l’organisation des séances du conseil municipal, en assurer le secrétariat, rédiger et suivre les actes préparatoires et ceux en découlant. (ordre du jour, notes explicatives de synthèse, délibérations, compte-rendu et procès-verbal)
 En cas de besoin, assister aux séances du conseil municipal
Rédaction d’actes administratifs
 Assurer l’élaboration et le traitement des décisions du Maire et conventions, et en assurer la gestion administrative (notification, affichage…)
 En l’absence de l’agent affecté au sein de la domanialité, participer aux réunions de la cellule arrêtée ainsi qu’élaborer et traiter les arrêtés municipaux
Missions administratives
 Assurer la télétransmission en sous-préfecture des actes administratifs communaux
 Participer à l’élaboration des registres administratifs
 Assurer la transmission des actes administratifs réglementaires
 Assurer la tenue des archives du service