Assistant administratif domaine PA (Personnes Agées) (H/F)

Rejoindre le Département du Rhône comme assistant administratif dans le domaine des personnes âgées, ce n’est pas simplement occuper une fonction support. C’est être un point d’appui essentiel pour les usagers, les partenaires et les équipes internes. C’est participer activement à l’accompagnement de parcours de vie parfois complexes, souvent sensibles, toujours importants.

Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d’habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, de l’autonomie, de l’insertion et de l’éducation!

En intégrant le Pôle Solidarités, Proximité et Services aux Usagers, vous rejoignez une équipe pluridisciplinaire d’environ vingt agents, engagés et investis. Vous travaillez en lien étroit avec le service Accompagnement à l’Autonomie, secteur sud, mais aussi avec de nombreux services du Département et des structures partenaires. L’équipe fonctionne dans un esprit de coopération, avec une volonté forte d’apporter des réponses claires, accessibles et adaptées aux besoins des usagers, sous l’autorité de la responsable d’équipe.

Votre mission principale consiste à assurer la gestion administrative des dossiers relatifs aux prestations destinées aux personnes âgées. Vous êtes un interlocuteur clé, à la fois pour les usagers et pour les professionnels. Vous accueillez, renseignez, orientez et accompagnez, avec sérieux et bienveillance. L’accueil, qu’il soit physique ou téléphonique, fait partie intégrante de votre quotidien. Vous prenez le temps d’écouter, de comprendre les situations et d’apporter une première réponse ou une aide pratique, tout en orientant vers les bons interlocuteurs lorsque nécessaire.

Sur le plan administratif, vous jouez un rôle central dans la gestion et le suivi des dossiers. Vous assistez les services dans votre domaine d’intervention, assurez la saisie de données et de documents, et participez à la rédaction de courriers et de supports administratifs. Vous recherchez, collectez et synthétisez des informations utiles, en lien avec les dispositifs existants. Vous pré-instruisez les dossiers, vérifiez la présence des pièces indispensables, renseignez les éléments nécessaires et assurez le respect des procédures.

Vous veillez au suivi rigoureux des dossiers, au respect des délais et des échéanciers, et à la transmission des réponses aux usagers. Vous contribuez à la diffusion d’informations et de documents de présentation, assurez la coordination des informations entre les différents acteurs et garantissez un classement et un archivage fiables. Votre organisation et votre méthode permettent au service de fonctionner de manière fluide et sécurisée.

Vous intervenez également sur la gestion du courrier, qu’il soit papier ou électronique. Vous assurez la collecte, l’acheminement et la numérisation des courriers, gérez les publipostages et le suivi d’une boîte mail dédiée. Là encore, votre rigueur est essentielle pour garantir un traitement efficace et équitable des demandes.

Enfin, vous participez au suivi de l’activité du service. Vous contribuez à la réalisation de statistiques, de bilans et de tableaux de bord. Vous prenez part à la rédaction de procédures, à la construction d’outils de suivi et à l’élaboration de documents de synthèse. Votre implication permet d’améliorer en continu les pratiques et l’organisation du service.