Assistant au Cabinet du Président chargé des représentations

Le Cabinet du Président a pour mission d’assurer la coordination efficace de l’agenda du Président de la Région, en lien étroit avec :
- les élus régionaux,
- les collaborateurs du Cabinet,
- le secrétariat du Président,
- la Direction de la Communication.

Il veille notamment à l’anticipation, à l’organisation et au suivi des séquences institutionnelles et des représentations extérieures.

Missions du poste :

Vous assurez la gestion et le suivi des invitations adressées au Président, ainsi que l’organisation des représentations du Président par les élus régionaux lors de manifestations extérieures.

Activités :

- Gestion des invitations entrantes : inscription, enregistrement dans l’agenda, propositions d’élus
- En lien avec le Chef de Cabinet, sollicitation des élus pour assurer les représentations extérieures du Président
- Coordination permanente avec les élus et leurs secrétariats afin de connaître leurs disponibilités
- Relations avec les organisateurs d’événements : annonce des élus représentant le Président, modalités de prise de parole, déroulé, excusés le cas échéant
- Sollicitation et transmission des éléments de langage, dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous et déplacements des élus
- Établissement mensuel des ordres de mission des élus représentant le Président
- Rédaction et saisie de courriers et documents administratifs (pouvoirs, courriers divers)
- Mise à jour des fichiers (contacts, élus, manifestations)
- Participation à la continuité de service : échanges d’informations, remplacement ponctuel des assistantes du secrétariat du Président, du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet (permanence téléphonique)
- Rédaction et diffusion hebdomadaire du tableau des représentations
- Classement et archivage des dossiers

Relations hiérarchiques et conditions particulières du poste :
- Poste placé sous l'autorité du Directeur de Cabinet
- Disponibilité horaire requise en fonction de l'activité du Cabinet

Conditions particulières du poste et avantages sociaux :
- Temps de travail 39h hebdomadaires avec RTT, horaires variables
- Télétravail possible après 3 mois de présence
- Participation employeur :
complémentaire santé et prévoyance,
frais de transport,
restauration
- Rémunération comprenant :
régime indemnitaire,
prime de présentéisme,
supplément familial de traitement (le cas échéant)
- Véhicule de service intégré à la flotte automobile du site