Assistant de direction (h/f)
Emploi COMMUNAUTÉ DE COMMUNES DE LA RÉGION DE BAR SUR AUBE
80 Rue Nationale, 10200 Bar-sur-Aube, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
I. Assurer le secrétariat de la direction
II. Suivi des projets et activités de la direction
III. Accueil téléphonique et physique au secrétariat
II. Suivi des projets et activités de la direction
III. Accueil téléphonique et physique au secrétariat
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes, rédiger des courriers et documents administratifs
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Gestion des mails
- Préparer et planifier des réunions
- Rechercher et diffuser des informations
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec son supérieur hiérarchique et préparer les dossiers de réunion
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Travail sur différents dossiers en lien avec son supérieur hiérarchique
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes, rédiger des courriers et documents administratifs
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Gestion des mails
- Préparer et planifier des réunions
- Rechercher et diffuser des informations
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec son supérieur hiérarchique et préparer les dossiers de réunion
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Travail sur différents dossiers en lien avec son supérieur hiérarchique
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Profil recherché
- Principe de fonctionnement des administrations et établissements publics
- Techniques de communication orale et écrite, interne/ externe
- Techniques d’analyse de dossier
- Techniques rédactionnelles
- Méthodes et techniques d'organisation et de gestion de l'activité
- Outils de planification et procédures de contrôle du service fait
- Gestion des ressources humaines
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Organisation de la collectivité ou de de travail l'établissement public
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite
- Missions du service Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels du compte- rendu
- Discrétion professionnelle
- Devoir de réserve, et sens du Service
- Méthode et rigueur
- Qualités relationnelles
- Sens de la communication
- Disponibilité et réactivité
- Techniques de communication orale et écrite, interne/ externe
- Techniques d’analyse de dossier
- Techniques rédactionnelles
- Méthodes et techniques d'organisation et de gestion de l'activité
- Outils de planification et procédures de contrôle du service fait
- Gestion des ressources humaines
- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Organisation de la collectivité ou de de travail l'établissement public
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite
- Missions du service Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels du compte- rendu
- Discrétion professionnelle
- Devoir de réserve, et sens du Service
- Méthode et rigueur
- Qualités relationnelles
- Sens de la communication
- Disponibilité et réactivité
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 jours
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