Assistant directeur musée et médiathèque (H/F)

Ce poste d’assistant de direction mutualisé n’est pas un simple rôle de support. Il vous place au centre de deux équipements culturels majeurs du territoire, avec une vision transversale, une diversité de missions et une vraie reconnaissance de votre rôle. Vous serez un appui clé des directions, un relais fiable pour les équipes et un point de repère pour les partenaires.

Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d'habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, de l’autonomie, de l’insertion et de l’éducation!

Vous intégrerez le pôle Éducation et Territoire, au sein des directions du Musée de Saint-Romain-en-Gal et de la Médiathèque départementale. Deux univers culturels complémentaires, deux dynamiques fortes, un même objectif. Offrir un service public culturel de qualité, accessible et vivant. En tant qu’assistant de direction mutualisé, vous travaillez en lien direct avec les équipes de direction et les services, dans un environnement stimulant, collaboratif et exigeant.

Votre rôle est avant tout celui d’un véritable facilitateur. Vous contribuez au bon fonctionnement des établissements en assurant des missions transversales d’organisation, de coordination et de gestion administrative. Vous êtes présent là où les informations circulent, où les décisions se préparent et où les actions se structurent.

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires. Vous êtes l’interface entre les directions, le Directeur Général Adjoint, les services internes et les interlocuteurs extérieurs. Vous gérez les agendas des directions et le calendrier des événements, en veillant à l’anticipation, à la cohérence et au respect des priorités. Votre sens de l’organisation est essentiel pour garantir une activité fluide et maîtrisée.

Vous jouez également un rôle central dans l’organisation des réunions. Vous gérez la logistique, les réservations de salles, les besoins en matériel ou en véhicules. Vous préparez, saisissez et mettez en forme les documents nécessaires, réalisez des recherches documentaires et assurez la prise de notes ainsi que la rédaction de comptes rendus clairs et exploitables. Votre travail permet aux équipes de se concentrer sur le fond, en toute confiance.

Sur le plan administratif, vous constituez, préparez et suivez les dossiers des directions. Vous participez à la gestion des rapports aux assemblées, rédigez notes, synthèses et documents divers, et veillez au respect des procédures et des délais. Vous suivez les projets et les activités des directions, en gardant une vision d’ensemble et un souci constant de fiabilité.

Vous assurez également des missions de coordination et d’appui. Vous suivez les absences, les déplacements, les courriers et les parapheurs. Vous gérez les commandes de fournitures et de matériels. Vous contribuez à la création, à l’harmonisation et à la mise à jour d’outils de gestion et de procédures internes. Vous mettez à jour tableaux de bord et bases de données, diffusez les communications et gérez les boîtes mails génériques. Vous êtes aussi référent informatique et archivage pour les directions, et veillez au respect des échéanciers institutionnels.

Votre rôle dépasse le périmètre strict des établissements. Vous participez à la continuité de service au sein du pôle Éducation et Territoire, assurez le lien avec les fonctions supports comme la logistique, l’informatique, les ressources humaines ou les bâtiments, et contribuez au suivi des événements culturels portés par les établissements. Vous êtes un rouage essentiel du bon fonctionnement collectif.