chargé-e des instances et assistant-e des élus

Positionnement hiérarchique
Responsable hiérarchique direct :
Responsable du service de l’administration générale et de la commande publique
L’agent n’est pas en position d’encadrement.
Conditions, contraintes d’exercice (astreintes, évènements, poste isolé, sur sites multiples, dépend de 2 services, etc …)

• Disponibilité vis-à-vis des besoins du Maire et des adjoint-es
• Travail en bureau sur horaires journée et travail en soirée ponctuellement (Conseils municipaux)
• Rythme de travail parfois soutenu et soumis à des urgences d’action : pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la hiérarchie afin de garantir la finalisation de dossiers à une date donnée
• Utilisation quotidienne des nouvelles technologies de l’information et de la communication
• Contacts directs et échanges permanents avec sa hiérarchie, relations avec les autres services de la collectivité et avec des interlocuteurs extérieurs

Principaux indicateurs d’appréciation des résultats du poste
• Traitement des dossiers dans les temps attribués
• Conformité du travail établi dans le respect des procédures et de la réglementation
• Respect strict de l’obligation de discrétion et de confidentialité

Organisation, coordination et suivi des instances municipales :
• Préparer et communiquer le calendrier des instances municipales chaque semestre
• Relire les projets de délibérations (rédaction, syntaxe, niveau de langage, concordance des pièces) via l’outil dématérialisé et de gestion des instances et en lien avec sa hiérarchie
• Préparer et envoyer de manière dématérialisée les dossiers de convocation aux membres de la majorité et du conseil municipal
• Assurer la convocation de la commission Ressources internes (finances, RH, informatique, PM, administration générale, juridique, intercommunalité, … à définir) et la diffusion du compte rendu
• Participer à la rédaction des réponses faites aux questions écrites posées par les élu-es de l’opposition dans le cadre des séances du conseil municipal
• Coordonner l’organisation matérielle et participer au déroulement des séances du conseil municipal (en soirée)
• Assurer les suites du conseil municipal : mise à jour des votes, envoi des délibérations à la signature électronique et télétransmission au contrôle de légalité avant mise en ligne sur le site Internet de la Ville
• Rédiger les procès-verbaux des séances du conseil municipal à partir des enregistrements sonores
• Suivre les modifications du règlement intérieur des instances
• Suivre les évolutions des arrêtés de délégations des adjoint-es et conseiller-ères délégué-es

Gestion des actes administratifs réglementaires émis par la commune :
• Assurer le suivi et la sécurisation du processus de dématérialisation des actes au moyen des logiciels de gestion (rédaction, visas) et de signature électronique des actes administratifs y compris transmission au contrôle de légalité en étant référent-e des processus pour les services de la collectivité
• Assurer la centralisation des actes administratifs réglementaires (numérotation, traitement dématérialisé, archivage, tenues des registres communaux et recueils papier et dématérialisés, mise en ligne dans le respect du RGPD)
• Réaliser, mettre à jour et diffuser les fiches de procédures internes relatives aux instances municipales, aux décisions administratives et aux arrêtés municipaux

Assistance administrative du service administration générale et commande publique :
• Assurer la convocation de la commission Budget, Finances, Personnel, Affaires générales et Police Municipale et la diffusion du compte rendu
• Soutien administratif (accompagnement édition d’actes, montage réunion, rédaction courriers, ...)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Suivre les dépenses de crédits budgétaires du gestionnaire comptable « administration générale » : émission des bons de commande
• Participer à la mise en œuvre de projets transversaux

Assistance du Maire et des adjoint-es :
• Accueillir, comprendre, réguler et retranscrire les demandes de la population et des partenaires institutionnels
• Recevoir, filtrer et réorienter les appels transmis par l’accueil de l’Hôtel de Ville
• Rédiger des courriers de réponse à la demande du Maire
• Organiser des rendez-vous et réunions de travail impliquant la présence du Maire et des adjoint-es
• Préparer et communiquer le planning d’astreinte des élu-es, le suivi et la mise à jour régulière de la mallette d’astreinte
• Préparer et communiquer le planning de congés du Maire et des adjoint-es
• Assurer la communication d’informations aux élu-es de la majorité et de l’opposition (formations, dates d’événements…)
• Gérer les fournitures administratives des élu-es
• Gérer les adhésions aux associations d’élu-es et abonnements à la presse et documentation technique utilisées par les élu-es et les services municipaux