Responsable de l'administration générale
Emploi MAIRIE DE VILLABE
1 Rue De L'abbé Dauvilliers, 91100 Villabé, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Le service Administration Générale de la commune de Villabé est placé sous l’autorité hiérarchique directe du Directeur Général des Services. Le service est composé d’un responsable de service et de deux agents chargés de l’accueil et de la gestion de l’agence postale communal.
Le responsable assiste et conseille la direction de la collectivité, impulse, organise et dirige la mise en œuvre des plans d’actions en fonction des objectifs définis par la direction générale et le maire.
Il ou elle apporte aux élus des arguments stratégiques d’aide à la décision.
Le responsable assiste et conseille la direction de la collectivité, impulse, organise et dirige la mise en œuvre des plans d’actions en fonction des objectifs définis par la direction générale et le maire.
Il ou elle apporte aux élus des arguments stratégiques d’aide à la décision.
Le service Administration Générale de la commune de Villabé est placé sous l’autorité hiérarchique directe du Directeur Général des Services. Le service est composé d’un responsable de service et de deux agents chargés de l’accueil et de la gestion de l’agence postale communal.
Le responsable assiste et conseille la direction de la collectivité, impulse, organise et dirige la mise en œuvre des plans d’actions en fonction des objectifs définis par la direction générale et le maire.
Il ou elle apporte aux élus des arguments stratégiques d’aide à la décision.
Superviser et gérer les affaires générales et le secrétariat des assemblées
- Veiller au respect de la réglementation et de la qualité des actes administratifs, pré contrôle de légalité
- Assurer une veille juridique et réglementaire
- Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
- Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
- Coordonner les conseils municipaux
- Préparation des séances du conseil municipal (envoi des dossiers aux élus, affichage de l’ordre du jour et transmission au service communication pour affichage sur le site internet, s’assurer du quorum, préparation de la salle)
- Réalisation du procès-verbal du conseil municipal
- Transmission des actes administratifs en préfecture par voie dématérialisée et enregistrement sur le site de la mairie.
- Gestion des actes administratifs : arrêtés, décisions, délibérations
- Rédaction d’actes administratifs
- Gérer les opérations de recensement de la population
- Gérer le mobilier de bureau (commandes pour les services, suivi)
- Elaboration et suivi budgétaire du service
Superviser l’agence postal communal
- Veiller à la bonne marche des services postaux (organisation des plannings, suivi des demandes de matériels…)
- Relation avec la direction de la poste et le bureau de poste municipal
Secrétariat du maire
- Gestion des agendas et inscriptions des RDV avec les Villabéens et dans le cadre de ses vice-présidences et de ses délégations…)
- Organisation et suivi des courriers (réponse aux habitants…)
- Gestion de la boite mail contact
- Préparation des documents nécessaires aux réunions du Maire
- Gestion des astreintes élus
Secrétariat du DGS
- Gestion de l’agenda, suivi de dossiers particuliers, assurer la transversalité interservices
- Assurer la gestion de l’archivage des dossiers mairie en liaison avec le service commun de Grand Paris Sud Seine Essonne Sénart (GPS)
- Assurer le suivi du Plan Communal de Sauvegarde de la commune
Le responsable assiste et conseille la direction de la collectivité, impulse, organise et dirige la mise en œuvre des plans d’actions en fonction des objectifs définis par la direction générale et le maire.
Il ou elle apporte aux élus des arguments stratégiques d’aide à la décision.
Superviser et gérer les affaires générales et le secrétariat des assemblées
- Veiller au respect de la réglementation et de la qualité des actes administratifs, pré contrôle de légalité
- Assurer une veille juridique et réglementaire
- Mettre en place et animer un système de contrôle adapté aux services (procédures, documents, traçabilité)
- Optimiser la qualité, les coûts et les délais des processus administratifs (dématérialisation, etc.)
- Coordonner les conseils municipaux
- Préparation des séances du conseil municipal (envoi des dossiers aux élus, affichage de l’ordre du jour et transmission au service communication pour affichage sur le site internet, s’assurer du quorum, préparation de la salle)
- Réalisation du procès-verbal du conseil municipal
- Transmission des actes administratifs en préfecture par voie dématérialisée et enregistrement sur le site de la mairie.
- Gestion des actes administratifs : arrêtés, décisions, délibérations
- Rédaction d’actes administratifs
- Gérer les opérations de recensement de la population
- Gérer le mobilier de bureau (commandes pour les services, suivi)
- Elaboration et suivi budgétaire du service
Superviser l’agence postal communal
- Veiller à la bonne marche des services postaux (organisation des plannings, suivi des demandes de matériels…)
- Relation avec la direction de la poste et le bureau de poste municipal
Secrétariat du maire
- Gestion des agendas et inscriptions des RDV avec les Villabéens et dans le cadre de ses vice-présidences et de ses délégations…)
- Organisation et suivi des courriers (réponse aux habitants…)
- Gestion de la boite mail contact
- Préparation des documents nécessaires aux réunions du Maire
- Gestion des astreintes élus
Secrétariat du DGS
- Gestion de l’agenda, suivi de dossiers particuliers, assurer la transversalité interservices
- Assurer la gestion de l’archivage des dossiers mairie en liaison avec le service commun de Grand Paris Sud Seine Essonne Sénart (GPS)
- Assurer le suivi du Plan Communal de Sauvegarde de la commune
Profil recherché
- Excellente orthographe, capacité rédactionnelle
- Maîtrise des processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
- Connaissance du droit public des collectivités locales
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échanges
- Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes
- Connaissance des règles budgétaires et comptables M57
- Maîtrise des principes généraux de la commande publique
- Technique d’élaboration de tableaux de bord et bilans d’activité
- Sensibiliser les élus et les services sur les risques encourus par la collectivité
- Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes
- Maîtrise parfaite de l’outil informatique, des logiciels bureautiques courants et spécifiques aux fonctions exercées.
- Devoir de réserve et de discrétion
- Sens du service public et de la confidentialité
- Autonomie et responsabilités.
- Force de proposition auprès de la direction générale
- Pédagogie et souplesse d’esprit
- Représentation de la direction générale et de la collectivité dans certaines réunions et instances extérieures
- Rigueur, disponibilité, sens de l’organisation et des responsabilités
- Réactivité, esprit d’initiative
• Echanges d’informations ou coopérations avec d’autres collectivités en fonction des domaines d’activités (intercommunalité), partenaires publics, institutions privées, entreprises, associations en fonction des domaines d’activités
• Relations avec les différentes directions et services de la commune.
Horaires de travail sur 37 heures
du lundi au jeudi 8h30/18h00 et le vendredi de 8h30/17h30
heures supplémentaires lors des conseils municipaux
- Maîtrise des processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
- Connaissance du droit public des collectivités locales
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échanges
- Impulser des dispositifs de veille et de suivi des actes
- Connaissance des règles budgétaires et comptables M57
- Maîtrise des principes généraux de la commande publique
- Technique d’élaboration de tableaux de bord et bilans d’activité
- Sensibiliser les élus et les services sur les risques encourus par la collectivité
- Informer et sensibiliser les différents services au processus de contrôle préalable des actes
- Maîtrise parfaite de l’outil informatique, des logiciels bureautiques courants et spécifiques aux fonctions exercées.
- Devoir de réserve et de discrétion
- Sens du service public et de la confidentialité
- Autonomie et responsabilités.
- Force de proposition auprès de la direction générale
- Pédagogie et souplesse d’esprit
- Représentation de la direction générale et de la collectivité dans certaines réunions et instances extérieures
- Rigueur, disponibilité, sens de l’organisation et des responsabilités
- Réactivité, esprit d’initiative
• Echanges d’informations ou coopérations avec d’autres collectivités en fonction des domaines d’activités (intercommunalité), partenaires publics, institutions privées, entreprises, associations en fonction des domaines d’activités
• Relations avec les différentes directions et services de la commune.
Horaires de travail sur 37 heures
du lundi au jeudi 8h30/18h00 et le vendredi de 8h30/17h30
heures supplémentaires lors des conseils municipaux
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 mois
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