Secrétaire d'antenne
Emploi CONSEIL DÉPARTEMENTAL DE GUADELOUPE
16 Rue Lucien Pouille, 59171 Erre, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES
Relations permanentes avec le responsable du service Relations fréquentes avec les agents du service Relations avec l'ensemble des services départementaux
RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES
Accueil des usagers du Département et des partenaires externes de la collectivité
SPECIFICITES, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS
Travaille en bureau Utilise régulièrement les logiciels bureautiques Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public Disponibilité
Relations permanentes avec le responsable du service Relations fréquentes avec les agents du service Relations avec l'ensemble des services départementaux
RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES
Accueil des usagers du Département et des partenaires externes de la collectivité
SPECIFICITES, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS
Travaille en bureau Utilise régulièrement les logiciels bureautiques Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public Disponibilité
Profil recherché
SAVOIR
Organisation et fonctionnement de la collectivité
Procédures administratives et techniques du service
Expression écrite et orale
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, …)
SAVOIR FAIRE
Gérer les agendas des agents du service
Gérer les documents du service (copie et assemblage, classement, archivage, …)
Réaliser les transmissions
Accueillir, informer et conseiller les usagers et les visiteurs
Diffuser une information auprès du public ou d'une catégorie d'usagers
Faciliter l'accès des usagers à l'information
Informer et orienter les visiteurs avec amabilité
Prioriser et diffuser les informations dans le service
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion
SAVOIR ETRE
Ecouter les directives et mettre en œuvre les consignes de travail
Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service
Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes
Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées
Organisation et fonctionnement de la collectivité
Procédures administratives et techniques du service
Expression écrite et orale
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note, …)
SAVOIR FAIRE
Gérer les agendas des agents du service
Gérer les documents du service (copie et assemblage, classement, archivage, …)
Réaliser les transmissions
Accueillir, informer et conseiller les usagers et les visiteurs
Diffuser une information auprès du public ou d'une catégorie d'usagers
Faciliter l'accès des usagers à l'information
Informer et orienter les visiteurs avec amabilité
Prioriser et diffuser les informations dans le service
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion
SAVOIR ETRE
Ecouter les directives et mettre en œuvre les consignes de travail
Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service
Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes
Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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