Secretaire (h/f)
Emploi DÉPARTEMENT DE SEINE-SAINT-DENIS
13 Rue Gibault, 93200 Saint-Denis, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Garantir la continuité de l’accueil du service et la qualité des réponses de premier niveau apportées aux partenaires externes et à tous les services de la collectivité. Assister le/la Chef.fe de service dans la préfiguration puis l’organisation et le fonctionnement du service et assurer l’intérim du secrétariat de direction.
Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité vis‐à‐vis de toutes les catégories d’usagers en apportant notamment des réponses de premier niveau aux interlocuteurs.
Appuyer au quotidien le/la chef.fe de service dans l’organisation du service (agendas, déplacements, ressources matérielles de la direction…) et participer au suivi de dossiers transversaux au service
Superviser l’organisation et le suivi des réunions et évènements du service : programmation, organisation matérielle (ordres du jour, dossiers, locaux, communication en lien avec la référente DEF …), au
besoin synthèses / relevés de décision
Préparer et assurer le suivi des circuits courriers, parapheurs, et autres actes de la collectivité, matériels et dématérialisés
Classer et archiver les actes matériels et dématérialisés du service, et notamment contribuer à la cohérence des ressources partagées
En suppléance du/de l’assistant.e de direction de la DEF, assurer la continuité de l’accueil et de la fonction d’appui au/à la Directeur/rice.
Appuyer au quotidien le/la chef.fe de service dans l’organisation du service (agendas, déplacements, ressources matérielles de la direction…) et participer au suivi de dossiers transversaux au service
Superviser l’organisation et le suivi des réunions et évènements du service : programmation, organisation matérielle (ordres du jour, dossiers, locaux, communication en lien avec la référente DEF …), au
besoin synthèses / relevés de décision
Préparer et assurer le suivi des circuits courriers, parapheurs, et autres actes de la collectivité, matériels et dématérialisés
Classer et archiver les actes matériels et dématérialisés du service, et notamment contribuer à la cohérence des ressources partagées
En suppléance du/de l’assistant.e de direction de la DEF, assurer la continuité de l’accueil et de la fonction d’appui au/à la Directeur/rice.
Profil recherché
Relationnelles
- Savoir accueillir, écouter, orienter
- Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
Organisationnelles
- Savoir travailler en équipe
- Savoir organiser son travail en fonction des priorités
- Savoir gérer les aléas et en alerter sa hiérarchie
Techniques
- Prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et mettre en forme tous types de courriers
- Savoir renseigner des documents de suivi et tableaux de bord
‐ Savoir établir et mettre en forme des documents administratifs
- Savoir accueillir, écouter, orienter
- Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
Organisationnelles
- Savoir travailler en équipe
- Savoir organiser son travail en fonction des priorités
- Savoir gérer les aléas et en alerter sa hiérarchie
Techniques
- Prendre des notes, rédiger des comptes rendus de réunion et mettre en forme tous types de courriers
- Savoir renseigner des documents de suivi et tableaux de bord
‐ Savoir établir et mettre en forme des documents administratifs
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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