Assistant administrative

Au sein de la Direction des Services Techniques et sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, vous êtes chargé d’assurer le soutien administratif aux activités de la direction dans un esprit de facilitation et d’efficience.

Missions principales

Exécution comptable :
- Préparation des bons de commande nécessaires à l'activité du service dont il est référent sur la base des devis ou marchés (quelle que soit la nature de la commande) via le logiciel métier CIRIL,
- Préparation des documents d'exécution des marchés : ordre de service, avenant simple… en lien avec le rédacteur marché,
- Suivi du paiement des factures : rapprochement comptable avec le bon de commande, suivi du circuit de signature et des délais de mandatement en lien avec les opérationnels,

Missions spécifiques :
- Accueil téléphonique de la DST, prise de message et transmission d’information et gestion de la main courante et de son suivi,
- Gestion des fournitures de bureau, des commandes de petits mobiliers pour l'ensemble de la direction,
- Gestion des arrêtés municipaux,
- Gestion du courrier et suivi des parapheurs,
- Gestion de l’inventaire des vêtements de travail pour l'ensemble de la direction,
- Gestion des abonnements documentaires et renouvellement des adhésions,
- Remplacement et polyvalence en cas d’absence d’un(e) assistant(e) du service ou de surcroît d’activité,
- Archivage.