Sur la fonction générale du poste :
- Effectuer son travail en fonction des objectifs définis et des consignes du manager de proximité selon les priorités et contraintes du temps scolaire et extrascolaire
- Assister la Direction de l’établissement dans ses tâches administratives,
Sur la fonction « tâches quotidiennes »
-Accueillir le public et les agents de la collectivité avec amabilité et prendre des messages.
-S’exprimer clairement et reformuler les demandes
-Favoriser l’expression de la demande, l’identifier afin de gérer son degré d’urgence
-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-Appliquer les règles de communication et de protocole de réception du public et des agents de la collectivité
-Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
-Gérer les situations de stress et réguler les tensions en faisant appel si nécessaire à son supérieur hiérarchique
-Réagir avec pertinence aux situations d’urgence en concertation avec sa hiérarchie
-Adapter son intervention aux différents publics et conserver neutralité et objectivité face aux situations
-Faire respecter et faire appliquer les consignes d’accueil à l’intérieur des locaux (sécurité, convivialité, dialogue)
-Préparer des supports informatiques : cartes, tableau, planning, mail, etc… selon les consignes du manager de proximité.
-Tenir à jour les registres et documents de suivi et de contrôle : cartes de rationnaires, suivi des PAI et des régimes
alimentaires, cartes des externes, et les enfants qui prennent le bus, garderie du matin, entrée et sortie.
-Extension possible vers des activités de surveillance et de contrôle d’accès aux bâtiments.
-Consigner les incidents dans un registre : cahier de soin et cahier de décharge aux différents temps de la vie scolaire et extrascolaire.
-Présenter des documents d’information et de communication et les diffuser par voie d’affichage au sein de la direction.
-Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité et orienter vers les personnes et services compétents.
- Gérer les fiches de congés, les autorisations d’absences des agents communaux affectés à l’établissement en relation avec la référente ou le référent et la coordonnatrice ou le coordonnateur de secteur
-Etablir l’entretien de leur espace de travail, nettoyage de leur espace de travail
-Remplacement ponctuel et de courte durée d’un autre agent de l’école
Sur la fonction « respect de la sécurité »
- Respecter et faire appliquer les règles d’usage et les consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité et aux situations sanitaires
- Mettre en pratique des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail
Sur la fonction « conduite à tenir dans tous les cas»
- Procéder à des remplacements ou un renfort d’équipe dans son établissement scolaire ou un autre pour des raisons de nécessité de service.
- L’usage privé du téléphone est interdit pendant le temps de travail.

Savoirs socio-professionnels :
-Techniques d’accueil et règles, techniques et outils de communication orale, écrite et téléphonique de qualité
-Organisation, organigramme et activités des services de la collectivité et cadre général de l'enseignement scolaire
-Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d’internet
-Droits et obligations des usagers et caractéristiques des publics
-Techniques de régulation, médiation et négociation
-Techniques de secrétariat et usage des outils informatique et bureautique
-Procédures du service et procédures administratives liées à la gestion des agents des écoles
-Traitement et organisation du classement documentaire
-Règlement intérieur de la collectivité et règlement intérieur de l’école.


Savoir faire :
-Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d’Internet
-Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques
-Prendre en compte des consignes écrites ou orales
-Prendre en compte et rédiger des rapports d’incidents - Signaler un accident et alerter les services de secours
-Connaissance de base sur les gestes de premiers secours
-Identifier et respecter le lien hiérarchique et le lien fonctionnel.

Savoir être :
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Responsabilité dans l’utilisation du matériel
- Adaptabilité et polyvalence
- Grande disponibilité
- Patient
- Vigilant, attentif et réactif
- Rigoureux
- Ponctuel
- Avoir un langage respectueux
- Connaissance de base sur les gestes de premiers secours

Non renseignées