Chargé d'accueil et de secrétariat (h/f)

La Communauté de Communes Chinon Vienne et Loire (CC CVL) située au sud-ouest de l’agglomération tourangelle est un territoire dynamique et attractif grâce à son cadre de vie privilégié, ses offres culturelles, sportives et touristiques développées, et ses équipements publics de qualité (Médical, Enfance, Petite enfance ...).

A travers son Pôle Enfance Jeunesse Sports Familles, la Communauté de Communes Chinon Vienne et Loire organise et assure en régie directe le fonctionnement sur son territoire de 4 établissements d’Accueil du Jeune Enfant (EAJE), d’un Relais Petite Enfance, de 4 Accueils de Loisirs Sans Hébergement (ALSH), de 12 sites d’accueils périscolaires, de 2 ludothèques, d’un centre d’hébergement et de plusieurs équipements sportifs. Les équipements dédiés à la petite enfance et à l’enfance nécessitent un suivi administratif qui permet de gérer les différentes inscriptions, de communiquer toutes les informations utiles et nécessaires aux parents/tuteurs légaux, de les accueillir et de les renseigner, de facturer et encaisser leurs participations selon les tarifs d’accès établis.

Sous l’autorité de l’Assistante de Direction du pôle, vous assurez des fonctions de chargé d’accueil et de secrétariat Petite Enfance/Enfance principalement sur le site d’Avoine.

Accueil

- Accueillir les familles usagères des EAJE, des ALSH et des sites périscolaires ainsi que les utilisateurs des équipements sportifs terrestres (accueil physique, téléphonique et numérique).
- Informer et orienter les publics en fonction de leurs demandes.
- Apporter les réponses attendues (horaires et sites de fonctionnement, modalités d’inscription, modalités de facturation, contenu des règlements de fonctionnement des équipements).
- Accueillir, informer et orienter les autres usagers concernés par les activités du Pôle (centre d’hébergement, ludothèques, Jeunesse, Activités Physiques et Sportives, Relais Petite Enfance).
- Remise et récupération de clés auprès des utilisateurs des équipements sportifs terrestres.
- Remontée d’informations et échanges avec la secrétaire Sports.

Secrétariat

- Recueillir et traiter les demandes d’inscriptions des familles en s’assurant du respect par ces dernières du règlement de fonctionnement des équipements (inscription annuelle avec accueil physique, réservations tout au long de l’année avec un portail famille- support numérique, gestion journalière des réservations et des annulations en accueil physique et téléphonique et transmission aux équipes d’animation et à l’équipe restauration).
- Transmettre aux équipes de terrain toutes les informations nécessaires au bon accueil des enfants (exemple des P.A.I, droit à l’image).
- Editer et envoyer les facturations aux familles, relance des factures impayées, demande d’émission de titres exécutoires auprès du service finances de la CC CVL.
- Editer et transmettre aux familles des attestations de frais de garde (attestations fiscales ou attestations pour les CE des familles).
- Assurer l’encaissement des factures via la régie de recettes (prélèvements, chèques, CESU et espèces).
- Editer périodiquement des statistiques de fréquentation et d’activités.
- Aider à la rédaction régulière de courriers d’information et envoi aux familles.
- Gérer les commandes des fournitures administratives du Pôle.
- Facturer les groupes fréquentant le centre d’hébergement et suivre les encaissements, les relances et la demande d’émission de titres auprès du service finances de la CC CVL.
- Participer à la continuité de l’accueil physique et téléphonique du Pôle Enfance Jeunesse Sports Familles.
- Mettre en œuvre l’archivage des documents familles.

Spécificités/conditions de travail

- 28h hebdomadaires du lundi au vendredi avec variation d’activité selon les périodes (temps annualisé).
- Présentiel à assurer jusqu’à 18h30 du lundi au vendredi.
- Pose de congés en alternance avec la seconde chargée d’accueil et de secrétariat Enfance/Petite Enfance.
- Usage d’un progiciel métier (INOE).
- Permis B indispensable.


Soucieuse d’un accueil et d’une intégration de qualité de ses futurs collaborateurs, la CC CVL propose d'accompagner ces derniers dans leur parcours d’installation sur le territoire.
A ce titre, la personne retenue sur le poste pourra bénéficier d’un nouveau dispositif mis en place au sein du Pôle Enfance Jeunesse Sports Familles dont le contenu sera présenté au cours des entretiens de recrutement.