Agent d'accueil
Emploi CC DU SISTERONAIS-BUECH
Sisteron (Alpes-de-Hte-Provence)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
La CCSB a été créée le 1er janvier 2017 par la fusion de 7 intercommunalités. Elle se compose de 60 communes situées entre les Alpes de Haute-Provence, les Hautes-Alpes et la Drome. elle compte plus de 25.000 habitants.
Les services généraux de la CCSB sont géographiquement répartis en 5 pôles. La CCSB gère par ailleurs différents services (agences postales, déchetteries, maisons de services au publics) également répartis sur le territoire.
Les services généraux de la CCSB sont géographiquement répartis en 5 pôles. La CCSB gère par ailleurs différents services (agences postales, déchetteries, maisons de services au publics) également répartis sur le territoire.
Activités principales :
Accueil physique et téléphonique :
o Qualifier la demande, renseigner et orienter les usagers de la CCSB quelle que soit la nature de la demande (recherche d’emploi, demande de renseignent administratifs,…) et prendre des messages si nécessaire
o Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques auprès des différents services de la CCSB
Administration du courrier :
o Réceptionner, trier et répartir le courrier arrivé dans les différents services du bâtiment siège et dans les autres pôles
o Procéder à l’envoi du courrier départ (affranchissement, relations avec la poste et néo-post)
o Mettre à la signature du président et vice-président les documents et suivre les différents parafeurs (suivre tous les documents réceptionnés à l’accueil)
o Scanner et renommer les documents dans la GED (factures et bons d’engagements) pour le service finances
Gestion du planning du Président :
o Transmettre quotidiennement les invitations et informations au président puis faire suivre les réponses par mail
o Traiter les demandes des services pour planifier les événements où la présence du président est requise
o Faire le lien avec les services de la commune de Sisteron pour coordonner les agendas marie et CCSB
o Enregistrer les évènements planifiés dans l’agenda commun
Gestion des salles et véhicules du bâtiment siège :
o Gérer le planning de réservation des salles et des véhicules du bâtiment siège
o Vérifier la fonctionnalité des salles, des véhicules et du bâtiment siège d’une manière générale (chauffage, clé, ouverture/fermeture, rangement du hall d’accueil, livrets des voitures, réception des livraisons…)
Gestion et affichage des informations :
o Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
o Scanner les délibérations, les renommer et les renvoyer à l’assistant de la DGS
Activités secondaires :
- Renforts occasionnels pour les services du bâtiment siège et pour toute tâche rentrant dans cet objet en qualité d’agent administratif d’accueil
Accueil physique et téléphonique :
o Qualifier la demande, renseigner et orienter les usagers de la CCSB quelle que soit la nature de la demande (recherche d’emploi, demande de renseignent administratifs,…) et prendre des messages si nécessaire
o Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques auprès des différents services de la CCSB
Administration du courrier :
o Réceptionner, trier et répartir le courrier arrivé dans les différents services du bâtiment siège et dans les autres pôles
o Procéder à l’envoi du courrier départ (affranchissement, relations avec la poste et néo-post)
o Mettre à la signature du président et vice-président les documents et suivre les différents parafeurs (suivre tous les documents réceptionnés à l’accueil)
o Scanner et renommer les documents dans la GED (factures et bons d’engagements) pour le service finances
Gestion du planning du Président :
o Transmettre quotidiennement les invitations et informations au président puis faire suivre les réponses par mail
o Traiter les demandes des services pour planifier les événements où la présence du président est requise
o Faire le lien avec les services de la commune de Sisteron pour coordonner les agendas marie et CCSB
o Enregistrer les évènements planifiés dans l’agenda commun
Gestion des salles et véhicules du bâtiment siège :
o Gérer le planning de réservation des salles et des véhicules du bâtiment siège
o Vérifier la fonctionnalité des salles, des véhicules et du bâtiment siège d’une manière générale (chauffage, clé, ouverture/fermeture, rangement du hall d’accueil, livrets des voitures, réception des livraisons…)
Gestion et affichage des informations :
o Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
o Scanner les délibérations, les renommer et les renvoyer à l’assistant de la DGS
Activités secondaires :
- Renforts occasionnels pour les services du bâtiment siège et pour toute tâche rentrant dans cet objet en qualité d’agent administratif d’accueil
Profil recherché
Formation et qualification :
o niveau de qualification de niveau III
Compétences :
o compétences professionnelles : techniques d’accueil et d’écoute active, traitement des dossiers et saisie de documents, gestion de l’information, planification et suivi, garant de l’image du service public
o compétences techniques : Utilisation des outils bureautiques de base, internet, messagerie, Classement et archivage de documents, bonne connaissance de l’organigramme et de l’activité des services
o Qualités relationnelles : Accueillir le public avec amabilité, s’exprimer clairement et reformuler les demandes, appliquer les règles de communication et de protocole, traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous, gérer les situations de stress et réguler les tensions, réagir avec pertinence aux situations d’urgence, conserver neutralité et objectivité face aux situations
o niveau de qualification de niveau III
Compétences :
o compétences professionnelles : techniques d’accueil et d’écoute active, traitement des dossiers et saisie de documents, gestion de l’information, planification et suivi, garant de l’image du service public
o compétences techniques : Utilisation des outils bureautiques de base, internet, messagerie, Classement et archivage de documents, bonne connaissance de l’organigramme et de l’activité des services
o Qualités relationnelles : Accueillir le public avec amabilité, s’exprimer clairement et reformuler les demandes, appliquer les règles de communication et de protocole, traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous, gérer les situations de stress et réguler les tensions, réagir avec pertinence aux situations d’urgence, conserver neutralité et objectivité face aux situations
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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