Agent d'accueil et gestion administrative

La Ville de Démouville recrute un-e assitant-e de gestion administrative dans le domaine de l’administration générale. Il – elle sera placé-e sous l'autorité de la directrice générale des services et intégrera le service administratif composé de 4 agents.

Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
• Accueille et renseigne le public sur place ou par téléphone
• Prend les messages, filtre et oriente les appels
• Gère le courrier et la messagerie
• Identifie et gère la demande et son degré d'urgence
• Assurer le lien avec les élus

Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
• Renseigne sur l'orientation et le fonctionnement de la collectivité (connaît l’organigramme de la collectivité et les missions des différents services)
• Assure un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
• Oriente le public vers les services ou organismes compétents, accompagne et présente les visiteurs
• Gère les demandes de la population, délivre les documents administratifs
• Diffuse l’information et/ou demande auprès des élus et des services concernés

État-civil
• Rédaction, mise à jour des actes d’état civil, délivrance des copies ou extraits d’acte d’état civil et livrets de famille, tenue des registres
• Délivrance des attestations de recensement citoyen et gestion des affaires militaires,
• Réception et instruction des dossiers d’attestation d’accueil,
• Enregistrement, modification et dissolution de PACS, délivrer des actes d’état civil,
• Instruire les dossiers de mariage et préparer la cérémonie (commande fleurs, prévoir l’installation de la salle, …)
• Gestion des affaires funéraires (suivi des concessions, réception des familles…)

Gérer le secrétariat général et les moyens matériels :
• Gestion des élections et suivi des inscriptions sur les listes électorales
• Gère la réservation et tient le planning des salles de la collectivité (salle polyvalente, salle du conseil municipal, salle de réunion, …)
• Gère les dossiers d’inscription scolaire en lien avec l’école
• Participer à l’organisation des élections : listes, inscriptions, procurations, organisation des bureaux de vote …
• Assure le suivi et la commande bureautique, fournitures administratives
• Assure la gestion des débits de boissons
• Assure le classement et l'archivage des documents administratifs
• Rédige ponctuellement les actes administratifs, suivi des arrêtés de police/travaux (en lien avec la police municipale)
• Afficher et diffuser les différentes informations
• Aide ponctuelle aux autres services
• Aide à l’organisation de certains évènements municipaux
• Participe à la mise à jour du site internet, diffuse l’information sur les panneaux numériques d’information