Assistant administratif (F/H)

La Communauté d’Agglomération Porte de l’Isère est une intercommunalité constituée de 22 communes, comptant 112 905 habitants. Elle occupe une situation géographique privilégiée (idéalement située à 20 minutes à l’est de Lyon) et dotée d’un excellent niveau d’accessibilité : aéroport, TGV et autoroutes.

C’est un territoire singulier, à taille humaine, où patrimoine urbain, industriel et naturel vivent en parfaite harmonie. Engagée dans le développement durable, la transition énergétique et le respect de l’environnement, la CAPI est un territoire agréable à vivre, avec un tissu économique dynamique et innovant.

Elle assure une large palette de compétences au quotidien : des missions de planification, aménagement et développement (habitat, économie, urbanisme, mobilités, éclairage public, voiries, transition énergétique), mais aussi une offre de services aux habitants : petite enfance, gestion d’équipements sportifs et culturels, lecture publique, eau et assainissement…

La CAPI s’est dotée de la compétence petite enfance sur son territoire, la Direction de la Petite Enfance gère 32 équipements (5 micro-crèches - 18 multi-accueils - 1 halte-garderie itinérante - 7 relais petite enfance – 1 ludothèque interservices).

Ainsi rattaché(e) à la Directrice Petite Enfance, vous serez chargé(e) d’apporter un appui administratif à l’ensemble de la direction.

Dans ce cadre, vos activités seront :

Assurer l’accueil téléphonique des familles
• Assurer l’interface de 1er niveau avec les usagers durant le processus de pré-inscription
• Renseigner les familles sur l’utilisation du portail
• Gérer les situations conflictuelles : échanges téléphoniques et numériques avec les usagers mécontents

Assurer la gestion administrative des inscriptions des usagers dans les crèches de la CAPI (avec l’appui des membres de la direction petite enfance)
• Gérer le back office du logiciel d’inscription :
• Vérifier la complétude des demandes d’authentification faite par les usagers et des dossiers de demande de pré-inscription et en assurer le suivi
• Effectuer le back office des inscriptions dématérialisées

Assurer la gestion administrative de la commission
• Gérer le calendrier des commissions/ Convocation des membres (directions d’EAJE, animatrices de RPE…)
• Apporter une assistance interactive à la direction PE pendant la commission visant à suivre en temps réel l’impact des décisions d’attribution
• Mettre à jour la liste d’attente après gestion des dossiers instruits par la commission
• Préparer la commission d’attribution des places
o Compiler les demandes par structures demandées
o Préparer des grilles d’analyse avec application des critères pondérés par demandes
o Elaborer une synthèse des demandes par structures
• Mettre en œuvre les décisions de la commission

Apporter une assistance à la direction petite enfance
• Gérer l’agenda de la direction et de la direction adjointe/ Organisation des rendez-vous et des réunions de la DPE
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion
• Extraire des données pour élaborer des rapports d’activité
• Elaboration de courriers à destination des usagers des EAJE et RPE
• Alimenter le portail famille des informations demandées par la direction
• Suivre les actions engagées par la DPE
• Constitution des dossiers RH du pôle remplacement et suivi

En l’absence des assistantes administratives de la direction, prendre le relai sur leurs missions