Assistant administratif H/F

Le Palais des Beaux-Arts réalise une politique de conservation et de valorisation de ses collections en vue d’impliquer et de toucher un public large et diversifié, comme le précise son projet scientifique et culturel. Ce dernier se décline depuis 2017 en grandes phases de réaménagement, ainsi que dans le développement d’un spectre large, solide et innovant de projets et d’actions de médiation, de valorisation, d’éveil et d’implication de tous les publics. Il vise également à assurer et à améliorer un accueil de qualité, bienveillant et accompagnant pour les publics.

Garant de l’image du musée auprès des usagers, l’assistant administratif du service de la médiation et de l’implication des publics accompagne les visiteurs dans leurs démarches préparatoires à la visite, organise et met en œuvre leur accueil et assure le suivi administratif des dossiers (de la réservation à la facturation).

Le Palais des Beaux-Arts de Lille accueille en moyenne 300 000 visiteurs par an. La direction de l’accueil et de l’implication des publics est l’une des quatre grandes directions du Palais des Beaux-Arts avec lesquelles elle travaille en transversalité. 65 agents y travaillent et concourent à la réalisation de ses missions.

Temps plein 36h30
Horaires de bureau réguliers du lundi au vendredi.
Participation aux grands événements locaux ou nationaux (Braderie, JEP) ou autres évènements spécifiques organisés par le musée (nocturnes, vernissages etc...)
Fonction de rattachement
Le service de la médiation et de l’implication des publics conçoit une offre adaptée aux publics dans toutes leurs diversités. Il est composé de 5 agents permanents ainsi qu’un volant de vacataires réguliers en charge des visites guidées, des ateliers de pratiques amateurs et d’art thérapie et des modèles vivants.

Fonction(s) encadrée(s)
Aucune

Missions
Poste et missions très cadrées mais grande autonomie dans l’organisation quotidienne du travail.



Accueil et renseignements

Accueil téléphonique quotidien nécessitant d’être en capacité de conduire un entretien téléphonique efficace.

Prise en charge des demandes variées reçues par téléphone ou par mail.

Promotion de l’offre du musée et adaptation du conseil, débouchant sur une réservation.



Suivi administratif des dossiers de réservation :

Constitution des dossiers d’inscription, enregistrement des réservations sur outil informatique- essentiellement à partir d’un progiciel métier, maitrise de Word et Excel indispensables.

Planification et organisation de visites de groupes et constitution des fichiers d’inscriptions individuelles

Vérification et édition des plannings hebdomadaires pour les visites de groupes et des ateliers individuels.

Attribution des visites aux guides conférenciers : relations quotidiennes avec toute l’équipe (objectivité, équité et diplomatie)

Facturation des prestations réservées par le service, édition des titres de recette (Coriolis), relations avec le service finances du PBA et de la Ville.

Contribution au recueil d’information nécessaire aux bilans de fréquentation et d’activité.

Responsabilités et résultats attendus
Représente et promeut l’image du musée auprès des usagers
Accueil de qualité des différents publics, forte adaptabilité nécessaire
Grande attention portée aux demandes du public et échanges constant avec le service
Rigueur, précision : une erreur dans la chaîne des informations transmise peut avoir une incidence sur le fonctionnement des services et les conditions d’accueil du public
Respect des délais impératif


Interlocuteurs
Interne : Relation permanente avec l’équipe du service de la médiation et de l’implication des publics, les équipes d’accueil, de billetterie, les guides conférenciers, les plasticiens. Relations avec l’ensemble des services du musée

Externe : Contacts directs et permanents avec le public ; contacts réguliers avec différents services municipaux : RH, finances.