ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION

Au sein de la Direction générale adjointe « Transformation sociale et sociétale », vous assurez l’assistanat de la Mission droits des femmes et égalité des genres.

ACTIVITÉS :

Gérer les agendas.
Suivre les dossiers et mettre à jour les contacts (internes/externes).
Saisir et reproduire des documents.
Organiser des réunions et participer ponctuellement à certaines réunions avec rédaction et diffusion des comptes-rendus.
Assurer la gestion des déplacements et la liquidation des frais.
Communiquer avec les partenaires de la Mission (agent·es, associations, usager·ères, prestataires).
Assurer la gestion en appui du service comptable des crédits de la Mission (suivi des engagements financiers, contact avec les prestataires).
Assurer la gestion en appui de la chargée de mission des subventions (dont subventions en nature) : suivi délibérations et suivi des notifications aux associations.
Effectuer des recherches de données ou d’informations sur Internet.
Effectuer le classement et l’archivage.
Proposer, organiser et mettre en œuvre le suivi d’outils spécifiques liés aux besoins de la mission (cf. gestion d’espaces Sharecan) ou pour des actions spécifiques (cf. outils partagés avec les partenaires).
Assurer la gestion en appui à la chargée de mission de la newsletter mensuelle (création, diffusion).
Initier, actualiser et gérer différents vecteurs de communication de la Mission soit directement (cf. réseaux sociaux), soit en appui et en collaboration avec la direction de la Communication.
Participer au réseau des webmasters de la collectivité.
Vous participez au lancement d’évènements (colloques, séminaires, expositions, rencontres publiques) portés par la Mission à tous les stades de la préparation à la réalisation, gérer en particulier les phases de diffusion de l’information et de mise en œuvre logistique ainsi que l’accompagnement à la gestion de projets.

Conditions de travail
Horaires de bureau avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations.