Assistant de direction (h/f)
Emploi VILLEPINTE
Villepinte (Seine-Saint-Denis)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice Petite Enfance, vous serez en charge de la gestion des rendez-vous de la Directrice Petite Enfance, vous serez le référent fonctionnel des logiciels Petite Enfance, et vous participerez à l’élaboration et au suivi du budget et de l’activité des EAJE.
Mission 1 : Secrétariat
Assurer l’accueil téléphonique en binôme avec la secrétaire de la Direction de la Petite Enfance ,
Gérer les rendez-vous de la direction avec les directions des EAJE, la psychologue et l’infirmière
du service Petite Enfance en binôme avec le secrétariat de la direction Petite Enfance,
Rédaction de courriers et mise en forme des documents.
Mission 2 : Assurer la fonction d’administrateur AXEL et de TEAM NET
Explorer les fonctionnalités des logiciels et les optimiser en réponse aux besoins
Paramétrer les logiciels en lien avec le prestataire, l’administrateur enfance, la direction petite
enfance et la DINSI
Participer à l’élaboration des documents à intégrer au logiciel
Accompagner l’équipe administrative et les directions d’EAJE dans l’appropriation des nouvelles
fonctionnalités
Veiller à une bonne utilisation et manipulation du logiciel au quotidien et faire évoluer les procédures
Faire remonter au Prestataire les difficultés rencontrées et mettre en œuvre les correctifs
Mission 3 : Gestion financière
Participer à la préparation et à l’exécution budgétaire de la mission petite enfance en lien avec la Directrice et les responsables des structures.
Passer et suivre les commandes et marchés, jusqu’au paiement des factures y afférent..
Mission 4 : Assurer le suivi de l’activité des EAJE
Elaborer des statistiques, des outils pour le suivi et l’optimisation de l’activité des EAJE
Participer aux déclarations CAF
Faire l’état des heures supplémentaires des assistantes maternelles de la crèche familiale, transmissions à la DRH
Mission 5 : Assurer en binôme avec la Direction Petite Enfance la référence RGPD pour la Petite Enfance
Recenser, recueillir et actualiser tous les documents utilisés pour la collecte des données utiles au service auprès des usagers
Assurer l’accueil téléphonique en binôme avec la secrétaire de la Direction de la Petite Enfance ,
Gérer les rendez-vous de la direction avec les directions des EAJE, la psychologue et l’infirmière
du service Petite Enfance en binôme avec le secrétariat de la direction Petite Enfance,
Rédaction de courriers et mise en forme des documents.
Mission 2 : Assurer la fonction d’administrateur AXEL et de TEAM NET
Explorer les fonctionnalités des logiciels et les optimiser en réponse aux besoins
Paramétrer les logiciels en lien avec le prestataire, l’administrateur enfance, la direction petite
enfance et la DINSI
Participer à l’élaboration des documents à intégrer au logiciel
Accompagner l’équipe administrative et les directions d’EAJE dans l’appropriation des nouvelles
fonctionnalités
Veiller à une bonne utilisation et manipulation du logiciel au quotidien et faire évoluer les procédures
Faire remonter au Prestataire les difficultés rencontrées et mettre en œuvre les correctifs
Mission 3 : Gestion financière
Participer à la préparation et à l’exécution budgétaire de la mission petite enfance en lien avec la Directrice et les responsables des structures.
Passer et suivre les commandes et marchés, jusqu’au paiement des factures y afférent..
Mission 4 : Assurer le suivi de l’activité des EAJE
Elaborer des statistiques, des outils pour le suivi et l’optimisation de l’activité des EAJE
Participer aux déclarations CAF
Faire l’état des heures supplémentaires des assistantes maternelles de la crèche familiale, transmissions à la DRH
Mission 5 : Assurer en binôme avec la Direction Petite Enfance la référence RGPD pour la Petite Enfance
Recenser, recueillir et actualiser tous les documents utilisés pour la collecte des données utiles au service auprès des usagers
Profil recherché
Compétences requises
________________________________________
Savoirs :
Connaissances des outils informatiques : Axel Petite Enfance, Team Net ,Astre RH et Astre Finances, Word, Excel, Outlook, Power Point
Connaissance des règles de base de la comptabilité et des marchés publics
Savoirs faire :
Sens de l’organisation
Accompagner
Expression orale et écrite de qualité
Savoir former à l’utilisation d’outils informatiques
Savoirs faire comportementaux :
Aisance relationnelle et sens de la communication
Sens du travail en équipe
Qualité d’écoute
Rigueur, réactivité
Autonomie et capacité à rendre compte
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Savoirs :
Connaissances des outils informatiques : Axel Petite Enfance, Team Net ,Astre RH et Astre Finances, Word, Excel, Outlook, Power Point
Connaissance des règles de base de la comptabilité et des marchés publics
Savoirs faire :
Sens de l’organisation
Accompagner
Expression orale et écrite de qualité
Savoir former à l’utilisation d’outils informatiques
Savoirs faire comportementaux :
Aisance relationnelle et sens de la communication
Sens du travail en équipe
Qualité d’écoute
Rigueur, réactivité
Autonomie et capacité à rendre compte
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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