Assistant du Maire, des Elus et de la DGS H/F
Emploi MAIRIE DE BAILLY
Bailly (Yvelines)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Placé.e sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services et du Maire, l'assistant.e aura pour missions d'assister le Maire, les élus et la DGS dans le cadre de la préparation de dossiers propre à la vie communale, ainsi qu’à la préparation et au suivi des instances municipales. Il/elle devra participer à l’élaboration des discours pour le Maire (mariages, cérémonies, etc…)
Missions principales :
Assurer l'accueil téléphonique, et physique
Suivi quotidien de l'agenda du Maire, DGS
Organisation des réunions
Prise de rendez-vous avec les administrés
Préparation des dossiers de réunions des élus
Gestion du courrier
Elaboration des discours pour le Maire
Préparer les dossiers, convocations, comptes rendus, suivi des envois,
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
Réaliser et suivre des tableaux de suivi d’activités
Trier, classer, archiver et relier des documents
Gérer les parapheurs
Accompagnement de la DGS dans le quotidien (congés agents, etc.)
Préparation et suivi des instances municipales :
Instruire le dossier du conseil municipal en collaboration avec le service juridique (note de synthèse, convocation, compte-rendu)
Suivre la procédure de transmission des actes au contrôle de légalité (FAST), l’affichage et la notification des décisions prises
Suivre les registres des délibérations et recueils des actes administratifs
Préparer divers arrêtés municipaux
Préparer et suivre les dossiers du bureau municipal (convocation, compte-rendu, ...)
Spécificité du poste : présence en réunion avec les élus (réunion adjoints, etc)
Cérémonies, réceptions :
Préparation des cérémonies officielles en collaboration avec le service (vœux, cérémonies, inaugurations, accueil des nouveaux arrivants)
Préparation de diverses réunions (réunions publiques et réceptions diverses en mairie)
Missions secondaires :
Gestion des commandes de fourniture de bureau et de mobilier
Gestion des archives de la commune (planning, suivi)
Gestion des abonnements de la commune
Elaboration et suivi du budget « secrétariat général »
Assurer l'accueil téléphonique, et physique
Suivi quotidien de l'agenda du Maire, DGS
Organisation des réunions
Prise de rendez-vous avec les administrés
Préparation des dossiers de réunions des élus
Gestion du courrier
Elaboration des discours pour le Maire
Préparer les dossiers, convocations, comptes rendus, suivi des envois,
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
Réaliser et suivre des tableaux de suivi d’activités
Trier, classer, archiver et relier des documents
Gérer les parapheurs
Accompagnement de la DGS dans le quotidien (congés agents, etc.)
Préparation et suivi des instances municipales :
Instruire le dossier du conseil municipal en collaboration avec le service juridique (note de synthèse, convocation, compte-rendu)
Suivre la procédure de transmission des actes au contrôle de légalité (FAST), l’affichage et la notification des décisions prises
Suivre les registres des délibérations et recueils des actes administratifs
Préparer divers arrêtés municipaux
Préparer et suivre les dossiers du bureau municipal (convocation, compte-rendu, ...)
Spécificité du poste : présence en réunion avec les élus (réunion adjoints, etc)
Cérémonies, réceptions :
Préparation des cérémonies officielles en collaboration avec le service (vœux, cérémonies, inaugurations, accueil des nouveaux arrivants)
Préparation de diverses réunions (réunions publiques et réceptions diverses en mairie)
Missions secondaires :
Gestion des commandes de fourniture de bureau et de mobilier
Gestion des archives de la commune (planning, suivi)
Gestion des abonnements de la commune
Elaboration et suivi du budget « secrétariat général »
Profil recherché
Compétences associées
Savoirs généraux :
Connaissance de l'environnement juridique et institutionnel des collectivités territoriales et de leurs enjeux
Connaissance des partenaires institutionnels
Règles relatives à l'accès aux documents administratifs et du fonctionnement des Conseils Municipaux
Procédures d'instruction, de transmission, de classement et d'archivage des dossiers administratifs et financiers
Maitrise des écrits professionnels
Maitrise de la communication
Maitrise du Pack Office (World – Excel – Powerpoint – Outlook)
Savoir-Etre
Disponibilité, adaptabilité, autonomie
Gestion des priorités et du temps de travail
Confidentialité, Réserve
Rigueur, Réactivité, Méthode
Ecoute active, Ouverture d’esprit, Aisance relationnelle
Bonne présentation
Expression orale de qualité
Savoir gérer la pression
Savoirs généraux :
Connaissance de l'environnement juridique et institutionnel des collectivités territoriales et de leurs enjeux
Connaissance des partenaires institutionnels
Règles relatives à l'accès aux documents administratifs et du fonctionnement des Conseils Municipaux
Procédures d'instruction, de transmission, de classement et d'archivage des dossiers administratifs et financiers
Maitrise des écrits professionnels
Maitrise de la communication
Maitrise du Pack Office (World – Excel – Powerpoint – Outlook)
Savoir-Etre
Disponibilité, adaptabilité, autonomie
Gestion des priorités et du temps de travail
Confidentialité, Réserve
Rigueur, Réactivité, Méthode
Ecoute active, Ouverture d’esprit, Aisance relationnelle
Bonne présentation
Expression orale de qualité
Savoir gérer la pression
Autres informations
Non renseignées
il y a 4 semaines
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