Assistant.e de direction

Constitué de 3 agents (2 assistant.e.s de direction et une chargée d’accueil), le Secrétariat Général assure ses missions pour la Direction Générale (Directrice Générale des Services, Directrice Générale Adjointe des Services et agents de la Direction Générale des services), pour le Président et l’Exécutif (16 Vice-président(e)s).
Le Secrétariat Général est un point central de l’organisation de la Collectivité auprès de la DGS, que ce soit dans l’organisation et le suivi du secrétariat de Direction et du Président, tout comme pour le secrétariat des Assemblées.

Auprès de la Direction Générale des Services, sous l’autorité et en collaboration directe de la Directrice générale des services et au sein d’une équipe de 3 agents, vous assurerez le rôle d’assistant.e de direction.

• Assistant.e de la Direction Générale des Services en binôme
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat de la Direction Générale.
- Elaborer des courriers et documents bureautiques
- Gérer les dossiers administratifs relevant de la Direction Générale (reprographie, envoi de courriers, etc.) et préparer les parapheurs des Services Généraux
- Réaliser les convocations, suivre les échéances, assurer les relances, dans le respect des délais impartis
- Saisir, enregistrer et transmettre les actes de la Communauté (contrôle de légalité)
- Mettre à jour et diffuser le calendrier communautaire.
- Coordonner les agendas de la DGS/DGAS
- Gérer l’agenda du Président : organiser des RDV, en fonction des priorités et journées de présence, suivre les invitations
- Rappeler les informations importantes, transmettre les messages et alerter la DGS/DGAS lorsque la situation le demande
- Préparer les inaugurations
- Gérer la maintenance du photocopieur et l’imprimante de la Direction : commande fourniture, contact dépanneur.
- Coordonner les assistantes de directions de la Collectivité dans la diffusion des procédures, pratiques et informations communes relatives au secrétariat dans la collectivité

• Secrétaire des Assemblées
- Préparer, mettre en forme et diffuser les documents pour les Bureaux et Conseils Communautaires.
- Préparer les séances de Conseils Communautaires, notamment sous VoteBox, en appui à la DGA Ressources (convocations, pouvoirs, documents de synthèse, délibérations, registre des actes)
- Organiser et vérifier la mise en place de la salle pour les Bureaux, Conseils et Commissions communautaires.

• Dans le cadre de la polyvalence
- Assurer la gestion centrale du courrier (réception, enregistrement, transmission
- Archiver et classer les documents administratifs du service
- Gérer les fournitures administratives des services généraux
- Assister la chargée de communication de la Direction dans la gestion administrative du journal communautaire (suivi des devis imprimeurs, distributeurs)
- Remplacer la titulaire du poste à l’accueil général de la Collectivité (siège) en cas d’absence