Assistante du Directeur Général des Services (h/f)

Directement rattaché.e au Directeur Général des Services (DGS), vous assurez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

• Organiser l’agenda du Directeur Général des Services
o Organiser l’agenda
o Appréhender le caractère urgent des informations à transmettre
o Organiser les temps de travail et préparer les dossiers afférents

• Assurer le secrétariat du Directeur Général des Services
o Accueil physique et téléphonique
o Gérer et suivre des parapheurs soumis à signature
o Gérer le courrier arrivé (papier et courriel)
o Assurer la correspondance du DGS
o Assurer le classement et l’archivage des dossiers
o Mettre à jour les tableaux de bord et outils de planification et suivi
o Suivre des dossiers
o Soutien à la direction générale en l’absence des assistant.es référent.es

• Préparer et planifier des réunions
o Préparer la tenue des réunions et en assurer le suivi (convocation, réservation de salles…)
o Rédiger les ordres du jour en lien avec le DGS
o Participer à des réunions et rédiger des comptes-rendus.