Chargé de mission E-Administration

Poste placé au sein de la Coordination de la Direction Générale des Services, sous la responsabilité directe du Responsable de la Coordination. Il a pour objet de piloter et accompagner les services dans la modernisation de l'administration (transformation numérique, dématérialisation, téléprocédures, intelligence artificielle et pilotage de la collectivité, archivage numérique, gestion électronique des documents, ouverture des données) aussi bien sur le volet technologique que sur le volet organisationnel et les process de travail.

L’objectif de simplification des démarches du citoyen, du développement par le numérique, du lien administration-usagers et de l’amélioration, par le numérique, des conditions de travail des agents publics des collectivités sont au cœur des enjeux du poste.

Le poste nécessite à la fois une bonne compréhension des enjeux de la collectivité, de la manière dont les services et les directions contribuent à la réalisation des objectifs tels qu’ils sont fixés par la hiérarchie et de la manière dont techniquement ceux-ci sont aujourd’hui mis en œuvre en utilisant les technologies mises à disposition des agents.

Le poste nécessite aussi une bonne compréhension des nouvelles technologies qui pourraient être mises en œuvre à court ou moyen terme au sein des collectivités concernées en accompagnant en permanence l’évolution des usages.

L’aptitude à travailler en équipe au sein de la mission e-administration et avec les services des collectivités est un prérequis de même que l’aptitude à transmettre des connaissances et à former les agents à des nouvelles pratiques et de nouveaux usages.

Les titulaires de ce poste doivent savoir mettre en place et entretenir une gestion de projet et un reporting permanent adaptés à leurs interlocuteurs et aux types de projets et de partenaires concernés.

1. VEILLER

Assurer des études d'opportunité et/ou de benchmark sur les sujets suivants

· Nouveaux usages du numérique

· L’adoption de nouvelles pratiques dans le cadre de l’administration publique

· La modernisation de l’administration publique

· Les bonnes pratiques des collectivités de taille équivalentes ou non

· Les nouvelles technologies du numérique

· Les nouvelles techniques utilisées pour déployer les meilleures applications

· Les divers financements publics disponibles pour assurer la mise en œuvre des solutions pressenties

· Le retour sur investissement des solutions pressenties

2. ANALYSER

Assurer une démarche collective et ascendante de la question de l’e-administration au sein de la collectivité. Procéder à l'analyse fonctionnelle en lien avec les services et identifier les impacts organisationnels.

· Compréhension de l’organisation existante et des métiers

· Interaction et échanges réguliers avec l’ensemble des services de l’organisation des collectivités

· Compréhension des outils utilisés par les services et des pratiques existantes

· Identification des succès et des disfonctionnements éventuels

· Identification des facteurs clés de succès et définition de la solution la plus efficiente dans un environnement d’analyse collaborative

3. PROPOSER

A la lumière de l’analyse des usages, des technologies et des logiciels utilisés ainsi que des bonnes pratiques, proposer un ensemble de solutions qui feront l’objet d’un arbitrage.

· Lister l’intégralité des sujets à traiter et l’actualiser en permanence afin de maintenir un état des lieus cohérent par rapport à l’évolution des pratiques au sein de la collectivité

· Proposer les sujets à prioriser aux différentes instances décisionnaires (CODIR, COPIL…)

· Proposer des solutions (adaptation d’outils existants ou adoption de nouveaux outils) et aider à la compréhension des usages potentiels

· Aider à sélectionner la solution test et au choix de l’organisation ou du service cible

· Proposer des méthodologies et des calendriers adaptés aux différents types de projets.

4. REALISER

Il s’agit de piloter ou copiloter les projets transversaux d’e-administration, de les coordonner et de les animer en lien avec les services (au travers de comités projet).

· Identification, constitution et mobilisation des équipes

· Gérer le projet, le cadencer

· Mettre en œuvre les nouveaux outils et, éventuellement la nouvelle organisation qui en découle

· Accompagner les équipes métiers dans les démarches de tests

· Assurer la formation aux nouveaux outils auprès des utilisateurs finaux

· Assurer la formation de « formateurs référents» identifiés aux seins des services utilisateurs

· Assurer la mise en place de la gouvernance qui permettra aux solutions mise en place de fonctionner dans la plus grande autonomie possible.

· Mettre en place les indicateurs techniques et fonctionnels permettant de « surveiller » l’état de santé de la solution dans son cycle normal de fonctionnement

5. PERENISER

L'observation permanente des usages des outils au sein des collectivités, l’amélioration continue (Cycle Veille, Analyse, Proposition, Réalisation) et la formation continue font partie intégrante des missions du chef de projet e-administration. Il doit s’assurer que les outils et procédures mises en place restent « collés » à la réalité des métiers, en constante évolution.

6. COMMUNIQUER

En collaboration avec les services de communication interne et externe des collectivités

· Disséminer la culture du numérique et accompagner la transformation numérique par des messages ciblés sur les avantages des nouveaux outils numériques. Cette dissémination pourra se faire de différentes manières : supports médias existants (sites web intranet et extranet, bulletin d’information, …), réseaux sociaux, vidéos, conférences, contribution à des portes ouvertes, etc…

· Contribuer à améliorer l’image des collectivités pour les rendre plus attractives en particulier aux yeux des jeunes générations

· Communiquer activement en interne sur les succès de la dématérialisation