RESPONSABLE COURRIER ARCHIVES DOCUMENTATION ET REPROGRAPHIE
Emploi LAMENTIN
Le Lamentin (Martinique)
Non renseigné
Culture
Emploi permanent
Plein temps
Description
Le responsable courrier, archives, documentation et reprographie gère les processus liés à l'acheminement, à la gestion, au stockage et à la reproduction des documents au sein d’une organisation. Il veille à la bonne organisation et à l'optimisation des flux d’information, en respectant les normes de sécurité, de confidentialité et de conservation des documents.
Missions Principales:
M1 : Gestion du Courrier :
- Superviser la réception, le tri et la distribution du courrier entrant et sortant de l’organisation.
-Assurer l'envoi et la gestion des courriers recommandés, des colis, des courriers internes, ainsi que des courriers électroniques.
-Gérer les relations avec les prestataires externes (services postaux, sociétés de messagerie, etc.).
M2 :Gestion des Archives :
-Organiser et mettre en place des systèmes de classement efficaces pour les documents physiques et numériques (création de plans de classement, définition des règles de conservation et d’élimination des documents).
-Superviser la numérisation des documents afin de faciliter leur accès et leur conservation.
-Assurer la gestion de l’archivage électronique et physique en respectant les normes légales et réglementaires relatives à la conservation des documents (ex : durée légale de conservation des documents administratifs, législation sur les archives publiques).
-Mettre en place des procédures de récupération et de destruction des archives obsolètes.
M3: Gestion de la Documentation :
-Organiser et gérer la documentation interne et externe de l’entreprise (rapports, manuels, procédures, documents techniques, etc.).
-Assurer la mise à jour régulière de la documentation, en veillant à ce qu’elle soit accessible à tous les services selon leurs besoins.
-Gérer les outils de gestion documentaire (logiciels de GED – Gestion Électronique des Documents) et former les équipes à leur utilisation.
M4:Gestion de la Reprographie :
-Superviser les services de reprographie (photocopies, impressions, reliure, etc.) en fonction des besoins des différents services.
-Assurer la maintenance et la gestion des équipements de reprographie.
-Gérer les commandes de fournitures (papier, encre, etc.) et organiser le bon fonctionnement des machines (imprimantes, copieurs, scanners).
M5: Gestion des Flux d’Informations :
-Optimiser les flux d’informations au sein de l’organisation en assurant une bonne gestion du courrier, des documents, des archives et des reproductions.
-Proposer des solutions pour améliorer l’efficacité des processus de gestion documentaire et de reproduction.
M6: Veille et Conformité :
-Assurer la veille juridique concernant les obligations légales liées à la gestion des documents (conformité avec le RGPD, la loi sur les archives, etc.).
-Mettre en œuvre des processus conformes aux exigences légales et aux normes internes de l’organisation.
M7: Management et Formation :
-Encadrer une équipe (composée de secrétaires, archivistes, techniciens reprographie, etc.), si nécessaire, et organiser leur travail au quotidien.
-Former le personnel à la gestion documentaire, à l’utilisation des outils de gestion des archives et à la manipulation des équipements de reprographie.
M8: Gestion de la Sécurité et de la Confidentialité :
-Veiller à la confidentialité des documents traités, en particulier les informations sensibles ou confidentielles.
-Mettre en place des protocoles de sécurité concernant l’accès aux archives et à la documentation (accès restreint, verrouillage des documents, etc.).
M1 : Gestion du Courrier :
- Superviser la réception, le tri et la distribution du courrier entrant et sortant de l’organisation.
-Assurer l'envoi et la gestion des courriers recommandés, des colis, des courriers internes, ainsi que des courriers électroniques.
-Gérer les relations avec les prestataires externes (services postaux, sociétés de messagerie, etc.).
M2 :Gestion des Archives :
-Organiser et mettre en place des systèmes de classement efficaces pour les documents physiques et numériques (création de plans de classement, définition des règles de conservation et d’élimination des documents).
-Superviser la numérisation des documents afin de faciliter leur accès et leur conservation.
-Assurer la gestion de l’archivage électronique et physique en respectant les normes légales et réglementaires relatives à la conservation des documents (ex : durée légale de conservation des documents administratifs, législation sur les archives publiques).
-Mettre en place des procédures de récupération et de destruction des archives obsolètes.
M3: Gestion de la Documentation :
-Organiser et gérer la documentation interne et externe de l’entreprise (rapports, manuels, procédures, documents techniques, etc.).
-Assurer la mise à jour régulière de la documentation, en veillant à ce qu’elle soit accessible à tous les services selon leurs besoins.
-Gérer les outils de gestion documentaire (logiciels de GED – Gestion Électronique des Documents) et former les équipes à leur utilisation.
M4:Gestion de la Reprographie :
-Superviser les services de reprographie (photocopies, impressions, reliure, etc.) en fonction des besoins des différents services.
-Assurer la maintenance et la gestion des équipements de reprographie.
-Gérer les commandes de fournitures (papier, encre, etc.) et organiser le bon fonctionnement des machines (imprimantes, copieurs, scanners).
M5: Gestion des Flux d’Informations :
-Optimiser les flux d’informations au sein de l’organisation en assurant une bonne gestion du courrier, des documents, des archives et des reproductions.
-Proposer des solutions pour améliorer l’efficacité des processus de gestion documentaire et de reproduction.
M6: Veille et Conformité :
-Assurer la veille juridique concernant les obligations légales liées à la gestion des documents (conformité avec le RGPD, la loi sur les archives, etc.).
-Mettre en œuvre des processus conformes aux exigences légales et aux normes internes de l’organisation.
M7: Management et Formation :
-Encadrer une équipe (composée de secrétaires, archivistes, techniciens reprographie, etc.), si nécessaire, et organiser leur travail au quotidien.
-Former le personnel à la gestion documentaire, à l’utilisation des outils de gestion des archives et à la manipulation des équipements de reprographie.
M8: Gestion de la Sécurité et de la Confidentialité :
-Veiller à la confidentialité des documents traités, en particulier les informations sensibles ou confidentielles.
-Mettre en place des protocoles de sécurité concernant l’accès aux archives et à la documentation (accès restreint, verrouillage des documents, etc.).
Profil recherché
Gestion documentaire : Maîtrise des techniques de gestion documentaire et des outils de gestion électronique des documents (GED).
Archivistique : Connaissance des normes et des bonnes pratiques liées à l'archivage (physique et numérique).
Compétences en reprographie : Connaissance des équipements de reprographie et des techniques d’impression.
Organisation : Capacité à organiser et à gérer plusieurs processus simultanément (courrier, archives, documentation, reprographie).
Communication : Bonnes compétences en communication pour interagir avec les différents services de l’organisation et gérer les demandes de manière efficace.
Connaissances en législation : Connaissance des obligations légales en matière de conservation et de gestion des documents (RGPD, lois sur les archives, etc.).
Management : Compétences en gestion d’équipe et en formation du personnel.
Archivistique : Connaissance des normes et des bonnes pratiques liées à l'archivage (physique et numérique).
Compétences en reprographie : Connaissance des équipements de reprographie et des techniques d’impression.
Organisation : Capacité à organiser et à gérer plusieurs processus simultanément (courrier, archives, documentation, reprographie).
Communication : Bonnes compétences en communication pour interagir avec les différents services de l’organisation et gérer les demandes de manière efficace.
Connaissances en législation : Connaissance des obligations légales en matière de conservation et de gestion des documents (RGPD, lois sur les archives, etc.).
Management : Compétences en gestion d’équipe et en formation du personnel.
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 mois
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