Responsable de la cellule Administrative et Financière, Relation avec les Administrés (H/F)

- Coordonner les activités de la cellule
- Réception des appels, traitement et orientation des interlocuteurs
- Suivre le budget du Service et de la Direction
- Alimentation et suivi des tableaux de bord
- Référent financier de la Direction
- Référent en matière de commande publique de la Direction
- Proposer et mettre en oeuvre des procédures internes
- Participer à la prévention des risques au sein de la Direction
- Consulter les fournisseurs et éditer des bons de commande du SGR et en support des autres services de la Direction
-Participer à toutes les missions dévolues au SGR
- Assurer l'intérim du Responsable de service

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-14 du code général de la fonction publique).

* Coordination des activités de la cellule
- Organiser et planifier la prise en charge des activités
- Veiller à l'application des lois et règlements, des procédures internes et spécifiques à l'activité
- Définir, faire valider et développer des procédures d'optimisation du fonctionnement de la cellule
- Contrôler la réalisation des activités et leur qualité
- Alimenter les tableaux de bord ou statistiques d'activité de la Cellule et du Service
- Contribuer à l'optimisation du fonctionnement de la Cellule et du Service
- Participer à des réunions internes relatives à des projets impliquant le service

* Encadrement des activités du standard de la Direction
- Encadrer l'agent d'accueil
- Veiller à la qualité de l'accueil et de l'information vis-à-vis des agents, des usagers, des autres administrations et des opérateurs économiques
- Suivre les réclamations internes ou externes
- Veiller au respect des procédures de suivi des demandes d'intervention

* Suivi du budget du Service et de la Direction
- Alimenter un outil de suivi du budget du service et des services de la Direction (alerter en cas de dépassement de crédits, piloter les demandes de virements de crédits...)
- Conduire l'optimisation de la lecture des lignes budgétaires de la Direction (définir les lignes à supprimer en lien avec les services de la Direction et la Direction Financière)
- Suivre les opérations des Services de la Direction, affectées à une ligne budgétaire spécifique, pour contribuer à la préparation du budget du Service et de la Direction.
- Proposer, mettre en oeuvre et évaluer les actions afin de rationaliser les coûts tout en tenant compte :
- du contexte budgétaire
- des outils d'achat disponibles (marchés publics Saint-Paul/ Centrale d'Achat du TCO)
- des obligations législatives et réglementaires

* Alimentation et suivi des tableaux de bord
- Mettre en place et alimenter des outils de suivi de l'activité de la cellule et de relance des services opérationnels
- Alerter en cas d'anomalie

* Référent financier de la Direction
- Participer au traitement des factures transmises par le service Comptabilité sur le logiciel Ciril Finances
- Alimenter le tableau de bord de suivi des factures
- Contrôler chaque facture d'un point de vue administratif : correspondance des prix, bon de livraison
- Alerter en cas d'anomalie

* Référent en matière de commande publique de la Direction
- Contrôler l'adéquation des pratiques de terrains (actuelles ou à venir) avec le cahier des charges des marchés à monter
- Participer à la définition des besoins
- Alimenter un outil de suivi des marchés de la Direction

* Proposer et mettre en oeuvre des procédures internes
- Proposition, optimisation et mise en oeuvre de procédures pour la Direction (courriers uniformisés, procédures de traitement des courriers, de traitement des appels, de demandes d'intervention...) , de manière générale, de toute procédure permettant de simplifier et d'uniformiser les pratiques de la Direction

* Prévention des risques
- Veiller à l'application du règlement interne du service en matière de prévention des risques , et référer au responsable de service si nécessaire
- Proposer, mettre en oeuvre et évaluer des actions d'amélioration des conditions de travail

* Consultation fournisseurs et édition des bons de commande
- Mener des consultations lors de projets d'acquisition ou de besoin en prestations de service
- Editer les bons de commande et mettre à jour les indicateurs y afférant

* Participer à toutes les missions dévolues au SGR

* Assurer l'intérim du Responsable de service