SECRÉTAIRE MÉDICALE (H/F)

L'EHPAD " les Terrasses de Reinach " est un établissement de 84 places (75 en hébergement permanent, 3 en hébergement temporaire et 6 places d'accueil de jour) géré par le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) de La Motte-Servolex.

Ouvert en 2014 et disposant d'installations modernes, l'EHPAD compte deux unités protégées et un PASA. Dans le cadre d'une création de poste à la suite d'une réorganisation interne, l'EHPAD recrute un(e) secrétaire médicale (H/F).

Sous la responsabilité hiérarchique de l'Infirmier coordonnateur, le titulaire du poste a pour principales activités, tâches et responsabilités :

1. Soutien dans la gestion des ressources humaines
Sous la supervision de l'infirmier coordonnateur :
Préparer la planification des activités (réunions, projets personnalisés, formations) ;
Réceptionner et gérer les absences imprévues et modifier le planning en conséquence ;
Réceptionner les demandes de congés et de modifications d'horaires, les analyser au regard des possibilités et faire des préconisations ;
Mettre à jour le planning de façon journalière ;
Assurer le suivi et la vérification des factures d'intérim ;
Être en lien avec les services Ressources Humaines (dossier de recrutement, formations).

2. Accueil des résidents et des familles
Orienter les résidents et les familles pour toutes questions d'ordre médical ;
Organiser la programmation des projets personnalisés en fonction du planning de présence des soignants référents en lien avec le médecin coordonnateur ;
Renseigner les résidents et assurer la circulation des informations les concernant sur le suivi médical (rendez-vous médicaux, programmation d'examens médicaux...).

Coordination et suivi des rendez-vous médicaux
En lien avec l'équipe infirmière, sous la supervision du cadre de santé :
Organiser les rendez-vous médicaux des résidents (médecins traitants pour renouvellement de prescription, consultations, examens externes, rendez-vous spécialisés,) ;
Préparer les dossiers des résidents (dossier de liaison, carte vitale,) pour les rendez- vous médicaux ;
Assurer la gestion des transports (bons de transport, gestion des relations avec les ambulances,) ;
Planifier et coordonner les prises en charges paramédicales (kinésithérapie, orthophonistes...) ;
Informer les personnes de confiance par mail des dates et modalités de rendez-vous.

4. Support administratif de l'équipe soignante infirmière
Centraliser et gérer les commandes (pharmacies, compléments alimentaires, matériel médical...) ;
Assurer le suivi administratif des dossiers de soin des résidents ;
Gérer les éléments administratifs lors des retours d'hospitalisation (compte rendu, traitement des ordonnances en lien avec l'équipe infirmière...).

5. Gestion administrative et médicale des dossiers des résidents
Préparer l'admission sur le volet médical des résidents (NetSoins, dossier médical, ordonnances, affectation soignant référent...) en lien avec l'agent d'accueil en charge de l'admission administrative ;
Coordonner l'entrée du résident en lien avec la responsable hébergement et les équipes soignantes ;
Réaliser les opérations de clôture et d'archivage des dossiers à la sortie du résident (décès, réorientation, sortie en fin d'accueil temporaire...) en lien avec l'agent d'accueil en charge du dossier administratif.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
Relations avec le public et les résidents ;
Relations avec l'ensemble du personnel de l'EHPAD et liens avec les services du CCAS ;
Relations avec les partenaires extérieurs.

TEMPS DE TRAVAIL :
Temps non complet : 24,5 h par semaine.