UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Le titulaire du poste sera placé sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe Développement Humain et Solidaire. L’assistant de direction collaborera étroitement avec la DGA et le Service d’Appui au Pilotage et renforcera le pool d’assistant de direction en charge d’assurer la gestion des affaires courantes de la DGA.

1/ Missions exercées en binôme avec l’assistante de direction en poste :
• L’organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale Adjointe
o Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ;
o Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers ;
o Assurer l’accueil et l’information des interlocuteurs et relayer si besoin auprès de l’interlocuteur compétent dans un esprit de courtoisie et de réserve ;
• L’organisation et la planification des réunions
o Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de réunion ;
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Générale Adjointe ;
• La gestion de l’information, le classement et l’archivage
o Préparer des dossiers ;
o Rechercher et diffuser l’information ;
o Trier, classer et archiver des documents.

2/ Les missions spécifiques :
• La rédaction de compte rendus des réunions
o Prendre des notes lors des réunions ;
o Rédiger des comptes rendus ;
La réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
o Saisir des documents de forme et de contenus divers ;
o Réaliser des supports de présentation (PowerPoint, Canva …)
• La diffusion de bonnes pratiques en matière de gestion administrative
o Mettre en place des procédures/process
o Veiller à l’harmonisation des pratiques entre les différents assistants des directions opérationnelles de la DGA
• Le suivi des projets et activités de la Direction Générale Adjointe en lien étroit avec le Service d’Appui au Pilotage
o Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ;
o Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités ;
o Assurer le suivi des commissions sectorielles, des commissions permanentes et des assemblées plénières ;
o Contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission de la DGA ;
o Participer à la diffusion des informations utiles aux instances décisionnelles.
• Mener une veille sur les thématiques ayant trait aux thématiques portées par la DGA
o Mettre en place une veille stratégique, législative et réglementaire ;
o Tenir et diffuser une revue de presse locale.