Agent chargé de l'accueil et des réceptions

La Ville de Riom, 19604 Habitants,
Ville centre de Riom Limagne et Volcans, Pays, d’Art et d’Histoire
Située à 10 minutes de la métropole régionale Clermont-Ferrand, Riom, troisième ville du département du Puy-de-Dôme, bénéficie d’une situation privilégiée, entre la Chaîne des Volcans d’Auvergne (Vulcania) et la Plaine de la Limagne.
Ville au dynamisme économique et au tissu associatif reconnu et apprécié, Riom a su conserver un environnement alliant proximité et qualité.

Recrute

Un Agent chargé de l’accueil et des réceptions (H/F)
Catégorie C- Cadre d’emploi des adjoints administratifs ou techniques
Temps complet

1. GESTION DU GUIDE DES PROCEDURES INTERNES
- Recensement des procédures liées aux services publics auprès de chaque direction de Riom.
- Formalisation des procédures de manière dématérialisée afin de partager l’information entre les différents agents d’accueil.
- Suivi et mise à jour des procédures en lien avec le projet d’e-administration.
- Travail en collaboration avec le webmaster des sites pour la mise à jour et le suivi de l’information en ligne.

2. ACCUEIL PHYSIQUE POUR RIOM
- Orienter l’administré vers le service gestionnaire en fonction du besoin exprimé.
- Accueillir les personnes ayant rendez-vous, faire patienter, vérifier que la personne référente est bien présente dans son bureau et la prévenir de l’arrivée de l’administré.
- Délivrer des formulaires ne nécessitant pas d’accompagnement spécifique ou permettant de préparer un futur rendez-vous pour les différents services (habitat, éducation jeunesse, état civil, culture…)
- Renseigner les formulaires de réclamation sur la vie quotidienne (doléances) et les faire enregistrer sous C Logik.
- Cas spécifique : Prise de rdv pour les formalités Etat Civil et enfance jeunesse (ECP).

3. ACCUEIL TELEPHONIQUE (EXTERNE)
- Réorienter les appels auprès des services ou personnes référentes.
- En cas d’absence, renseigner les administrés sur les questions pratiques liées aux services (horaires d’ouverture, personnes ressources à contacter, formalités à accomplir, liste des pièces à fournir…).

4. GESTION MATERIELLE DES SALLES DE REUNIONS
- Gestion des calendriers partagés de réservation des salles.
- Mise à jour des écrans plasma annonçant les lieux et objet des réunions.
- Gestion des besoins complémentaires :
o Réservation de l’ordinateur portable et du vidéoprojecteur
o Commande de petits rafraichissements (eau, café, thé, jus de fruits…)

5. GESTION DES VEHICULES
- Gestion des calendriers partagés de l’ensemble des véhicules non affectés.
- Mise en place et suivi du carnet de bord papier et numérique.
- Délivrance et retour des clés
- Lien avec le garage pour le suivi d’entretien des véhicules.

6. REPROGRAPHIE/DIFFUSION/COURRIER (DANS LA LIMITE DES PRESCRIPTIONS MEDICALES)
- Courrier et affranchissement : polyvalence permettant un renfort et le remplacement du vaguemestre durant ses congés.
- Envois en nombre via la machine à mettre sous plis.

7. AGENT EN CHARGE DES RECEPTIONS
- Préparer, mettre en place et assurer le service des réceptions et le rangement après la réception
- Installation du buffet (nappage – verres – accessoires…)
- Assurer un service lors de la réception :
- Préparer et livrer les marchandises dans les services : au moins deux fois par semaine
- Effectuer les achats et gérer les stocks : une fois par mois
- Assurer l’entretien et le rangement de la vaisselle et du matériel de réception
- Mise en place des salles de l’hôtel de ville pour des réunions et des mariages

Activités annexes :

- Logistique de l’hôtel de ville : arrosage des plantes, petit entretien
- Entretien du véhicule de service et des locaux de stockage des marchandises (conciergerie – box)