AGENT D'ACCUEIL ET SECRETARIAT

Afin de permettre le bon fonctionnement du Pôle « Ressources Humaines / Accueil Secrétariat» ainsi que celui de tous les Pôles de la Communauté de Communes, le titulaire du poste assurera principalement la mission d’accueil du Public au sein du Service Administratif et prendra en charge le secrétariat mutualisé des Services

Rattaché(e) à la Directrice des Ressources Humaines
Assure le Traitement des appels téléphoniques et la prise en charge des usagers :
Envoi de documentation diverse, renseignements et prise en charge des usagers ou administrés, orientation vers les différents Services, prise de rendez-vous, de messages, gestion des plannings (salles de réunion, véhicules, permanences CDAD et Président plus occasionnellement).

Organisation et prise en charge de l’accueil de la Collectivité :
Est responsable de l’accueil téléphonique des usagers ou administrés et de sa qualité, les informe, les oriente et prend en charge intégralement l’accueil, en binôme avec le second agent en charge de l’accueil et du Secrétariat de la Collectivité.

Rédaction et frappe de courriers divers, Secrétariat Général, copies de dossiers :
Assure le suivi, rédige et frappe l'ensemble des courriers à caractère général de la Collectivité à la demande des différents « Pôles » de la Communauté de Communes, prend en charge la gestion de certains dossiers administratifs et affaires transversales, confiées par le Responsable du Service Administratif et par la Directrice Générale des Services, ainsi que le secrétariat à caractère « général » des élus (rédaction, suivi et traitement, prises de rendez-vous, copies, plannings…).

Organisation et suivi de réunions diverses, de Commissions :
Préparation et secrétariat des réunions de la Communauté de Communes (hormis celles des Conseils Communautaires), rédaction et frappe de convocations, de procès-verbaux des Commissions préparation des dossiers, gestion du calendrier, mise à jour des plannings, comptes rendus, suivi des actions... et de réunions diverses en partenariat avec l’autre agent en charge de l’accueil et du Secrétariat Général de la Collectivité.

Prise en charge intégrale de la responsabilité du courrier - enregistrement / traitement / diffusion / saisie informatique / archivage / retrait et/ou dépôt à la poste / mise sous plis :
En binôme avec un second agent en charge de l’accueil et du Secrétariat Général, doit veiller au parfait enregistrement et traitement du courrier « Arrivé» et « Départ » et en garantir la parfaite confidentialité, ainsi que le suivi des réponses à donner.

Participe à la mise sous plis de tous les envois, de tous les Pôles.
Participation au classement et à l’archivage des documents relevant du Secrétariat Général :
Assure quotidiennement le classement et l’archivage des documents de la Collectivité tout en respectant les procédures d’archivages déjà mises en œuvre.
Suivi en autonomie de la gestion des fournitures de bureau et d’entretien :
Gestion en autonomie du stock des fournitures de bureau et d’entretien de toute la Collectivité, mise à jour informatique, préparation de la procédure adaptée en fin d’année (consultation) et des commandes ponctuelles.
Suivi et constitution des dossiers de Marchés des différents Pôles :
Peut être amenée à participer à la constitution des dossiers de Marchés (copies, constitution et envoi) de tous les Pôles de la Collectivité.
Participe au suivi des Marchés (rédaction et publication des avis d’attribution, réponses aux entreprises),
Assure la mise à jour quotidienne du tableau de suivi des Marchés passés par la Collectivité ainsi que son affichage au Secrétariat Général,
Le titulaire peut être amené à l’élaboration d’un tableau annuel des Marchés pour sa publication officielle, à la fin de chaque année (avant le 31 janvier de l’année n + 1).
Suivi et montage des dossiers de demandes de subventions des Associations :
Prend en charge les demandes de subventions à la CCSG CC de toutes les associations et les instruit.
Suivi des dossiers TAD :
Prend en charge le suivi des dossiers « Transport à la Demande » (validation des factures, tableaux de bord, demandes de subventions….).
Prise en charge des tâches suivantes à la demande des différents Pôles : photocopies, reliures, classement des documents administratifs, rédaction de courriers, mise sous plis, affranchissement, de courriers et envoi.