AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE
Emploi COMMUNE DE SAINT LEU
Saint-Leu (La Réunion)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Exerce des missions administratives variées telles que le secrétariat, accueil physique et téléphonique, instruction et suivi des dossiers, suivi des recettes
• Activités générales liées au poste :
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants du service
- Réception, traitement et suivi des demandes
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
• Activités et tâches relatives au poste :
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants du service : Réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements
- Réception, traitement et suivi des demandes : enregistrement des demandes, instruction des demandes au regard des procédures administratives en vigueur, suivi des demandes jusqu’à aboutissement ou classement
- Travaux de bureautique : rédaction et mise en forme de documents informatiques (courriers, fiche d’avis, tableaux de bord, compte-rendu, rapports …), tri, classement, archivage, suivi des plannings et agendas de commissions
- Exécution et suivi des procédures administratives : règlements divers, fiche d’avis, avis sur les demandes d’autorisation…
Instruction et suivi de dossiers en lien avec le responsable hiérarchique :
- Instruction des demandes d'autorisation d'occupation du domaine public : brocantes, fêtes et manifestations divers, débit de boissons, dérogation ouverture tardive, vente au déballage
- gestion des dossiers sinistres (assurances), des immatriculations des structures d'hébergement touristique, de l'affichage institutionnel, en l'absence du référent titulaire
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants du service
- Réception, traitement et suivi des demandes
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
• Activités et tâches relatives au poste :
- Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants du service : Réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements
- Réception, traitement et suivi des demandes : enregistrement des demandes, instruction des demandes au regard des procédures administratives en vigueur, suivi des demandes jusqu’à aboutissement ou classement
- Travaux de bureautique : rédaction et mise en forme de documents informatiques (courriers, fiche d’avis, tableaux de bord, compte-rendu, rapports …), tri, classement, archivage, suivi des plannings et agendas de commissions
- Exécution et suivi des procédures administratives : règlements divers, fiche d’avis, avis sur les demandes d’autorisation…
Instruction et suivi de dossiers en lien avec le responsable hiérarchique :
- Instruction des demandes d'autorisation d'occupation du domaine public : brocantes, fêtes et manifestations divers, débit de boissons, dérogation ouverture tardive, vente au déballage
- gestion des dossiers sinistres (assurances), des immatriculations des structures d'hébergement touristique, de l'affichage institutionnel, en l'absence du référent titulaire
Profil recherché
COMPETENCES
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS : SAVOIRS GENERAUX :
Notions d’organisation et de gestion du temps de travail,
Technique de secrétariat et règles de l’expression orale et écrite de qualité,
Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire, Connaissance des principes de base de l’accueil, Connaissance des outils informatiques (Word, Excel,..) et de communication (messagerie)
Maîtrise des techniques de recherches documentaires,
Technique de gestion et de suivi de procédure, Avoir le sens des responsabilités
Savoir poser ses limites d’intervention
Techniques de communication,
Connaissance des procédures de transmission des demandes (comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants)
Savoir travailler en équipe
Technique de prise de note
Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la FPT
Diplômes ou permis obligatoires : Formation nécessaire :
Formations internes
Conditions particulières d’exercice du métier :
Travail en équipe, en bureau et sur écran quotidiennement
Horaires fixes avec amplitudes variables en fonction des besoins de service
Relations permanentes avec le public et risques de tensions et agressivité dans la relation avec ces derniers
Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité
Sens de l’initiative, réactivité et maîtrise de soi,
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS : SAVOIRS GENERAUX :
Notions d’organisation et de gestion du temps de travail,
Technique de secrétariat et règles de l’expression orale et écrite de qualité,
Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire, Connaissance des principes de base de l’accueil, Connaissance des outils informatiques (Word, Excel,..) et de communication (messagerie)
Maîtrise des techniques de recherches documentaires,
Technique de gestion et de suivi de procédure, Avoir le sens des responsabilités
Savoir poser ses limites d’intervention
Techniques de communication,
Connaissance des procédures de transmission des demandes (comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants)
Savoir travailler en équipe
Technique de prise de note
Connaissance de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la FPT
Diplômes ou permis obligatoires : Formation nécessaire :
Formations internes
Conditions particulières d’exercice du métier :
Travail en équipe, en bureau et sur écran quotidiennement
Horaires fixes avec amplitudes variables en fonction des besoins de service
Relations permanentes avec le public et risques de tensions et agressivité dans la relation avec ces derniers
Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité
Sens de l’initiative, réactivité et maîtrise de soi,
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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