Assistant de direction

Acteur incontournable du développement d’un territoire de plus de 568 000 habitants au centre d’une étoile entre Paris, la Bretagne, la région nantaise, la Touraine et la Normandie, le Département de la Sarthe œuvre au plus près des territoires dans des domaines aussi divers que l’action sociale et médico-sociale (personnes âgées, personnes handicapées, enfance, insertion, logement), le développement (tourisme, culture, agriculture, éducation) et l’aménagement du territoire (gestion des routes, des rivières et des espaces naturels sensibles, soutien à l’agriculture et développement du numérique).

Pour la mise en œuvre de ses compétences au bénéfice des Sarthois et des territoires, le Département s’appuie sur le savoir-faire de près de 2 300 agents et sur un budget de 772 M€ en 2025, dont plus de 112 M€ d’investissements durables.

Au sein de la Direction Générale Adjointe des Ressources, de l’Education et du Numérique (DGAREN), la Direction de l’immobilier, des collèges et des moyens généraux (DICMG) intervient notamment dans la gestion du patrimoine immobilier et mobilier de la collectivité (construction, rénovation, maintenance, logistique, sûreté), dans les achats des matériels, moyens de transport et services nécessaires au bon fonctionnement de l’ensemble des directions, dans la gestion financière et des effectifs techniques des collèges publics.

La Direction de l’immobilier, des collèges et des moyens généraux recherche un assistant de direction (H/F)

VOS MISSIONS

Vous apportez une assistance permanente au directeur et son adjoint en termes de gestion d’activité et d'organisation (instances, réunions et rendez-vous, gestion administrative du personnel, logistique...), de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Par vos missions d’assistance, vous contribuez à la mise en œuvre des activités de l’ensemble des services rattachés à la direction.
Vous organisez, coordonnez et centralisez les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la direction, et vous vous assurez des délais de réponse aux sollicitations (mails, courriers, courriers signalés...)
Vous assurez le secrétariat pour la direction et une partie des services qui la constituent (gestion des agendas, organisation de réunions, rédaction de mails, enregistrement et suivi des parapheurs, saisie et suivi des rapports dans le logiciel AIRS Délib, rédaction de comptes-rendus, accueil et traitement d’appels téléphoniques, préparation de l’arrivée des nouveaux agents, etc…). Vous êtes également chargé de la commande de fournitures de bureau.
Vous avez des contacts réguliers avec les autres assistantes de la DGAREN et des autres DGA, et des liens transversaux avec la Direction générale des services, le secrétariat particulier du Président et le cabinet, ainsi qu’avec les assistants des élus. Vous identifiez les potentielles urgences et facilitez leur traitement.
Vous êtes référent « facilitateur des outils collaboratifs » et de trois autres applications internes : AIRS courriers, AIRS Délib et AR-Chronos.
Dans toutes vos missions vous formez un binôme avec l’autre poste d’assistant de direction, notamment dans le cadre de la continuité de service.
Vous pouvez être amené à participer à des projets transversaux et à des réseaux internes ou externes de correspondants techniques ou administratifs, et à mettre en œuvre des actions spécifiques d’instruction administrative et comptable, en complémentarité des missions exécutées par les autres services.