Assistant (h/f)

Placé sous l’autorité du Chef de Service, elle assure les missions suivantes en fonction de son affectation (comptable et administrative) :

Gestion administrative :
• Constitution des dossiers d’agréments – assermentation – carte professionnelle des agents ;
• Constitution ces dossiers de protection fonctionnelle en lien avec le service juridique de la ville ;
• Gestion et suivi des dossiers d’accident de travail et de trajet en lien avec la DRH ;
• Instruction des demandes de formation (FIA, FCO, FPA, FE et formation des ASVP/GEP).
• Constitutions de dossiers de congés bonifiés des agents et des demandes de médailles
• Suivi de la gestion déconcentrée des heures supplémentaires et astreintes des agents,
Gestion comptable :
• Effectuer les demandes de devis auprès des prestataires ;
• Assurer les commandes de la direction (fournitures) ;
• Faire les bons de commandes dans le logiciel finances ;
• Assurer le paiement des factures après s’être assuré du service fait ;
• Suivre les dépenses du budget de fonctionnement ;
• Suivre le budget d’investissement et, particulièrement, celui de la vidéoprotection.
Activités secondaires du poste :
• Maintenance fonctionnelle et organisationnelle du service :
- Gérer les ouvertures de portes pour les personnes accréditées
- Alerter les responsables hiérarchiques sur les dysfonctionnements des procédures
- Assurer la prise en compte et la transmission des consignes entre agents et auprès des responsables

• Accueil du public :
- Réception des appels radios et communication téléphoniques
- Accueil physique des personnes, suite aux doléances qu’elles émettent
- Gestion du traitement des requêtes
- Gestion des objets trouvés
• Gestion du courrier administratif, tenue des cahiers et tableaux de suivi d’activité du service
• Gestion des déclarations de chiens catégorisés
• Gestion des activités secondaires des ASEP
• Gestion et suivi de l’Opération Tranquillité Vacances