Assistant(e) de gestion administrative

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Assure le suivi des dossiers transversaux

Gestion administrative :
Assurer le suivi administratif :
- Des courriers : classement numérique et physique
- Des contrats : recensement, regroupement, suivi des échéances
- Du patrimoine de la collectivité
- Des grands projets
- Des dossiers transversaux : clés café, clés des structures, cartes carburant…
Participer au montage des dossiers de subventions, de suivi énergétique
Rédiger les courriers du service et les différentes pièces administratives et techniques
Elaborer des outils de suivi
Gestion locative :
Assurer le suivi des baux
Assurer la répartition des charges locatives avant transmission au service de comptabilité

Assistance financière :
Assurer le suivi financier des grands projets : pré-contrôle des factures, suivie des opérations et des budgets

Relations fonctionnelles
Relations avec les différents services de la DST
Relations régulières avec les autres services/directions
Relations avec les différents organismes, institutions

Moyens techniques
Logiciels de bureautique et logiciels métiers
Technologie de l’information et de la communication ; téléphone, photocopieur, matériel de bureautique, etc.
Disponibilité liée au respect des différentes échéances de la collectivité
Gérer la surcharge des tâches
Connaître l’évolution constante de la réglementation
Les erreurs d’exécution peuvent avoir des incidences sur le suivi des dossiers et leur validité juridique