Assistant(e) de gestion carrière et paie

La direction des ressources humaines est composée de 3 groupements distincts : groupement gestion des emplois et des parcours professionnels, groupement support école et groupement administration du personnel.
Le groupement administration du personnel est garant de la mise en œuvre des dispositions statutaires en matière de gestion des SPP (sapeurs-pompiers professionnels) et PATS (personnels administratifs, techniques et spécialisés) ainsi que des dispositions légales et réglementaires applicables à la gestion des SPV (sapeurs-pompiers volontaires) et du contrôle de gestion de la DRH.


Au sein du service de gestion SPP/PATS et au cœur d'un open space collaboratif de 6 agents, l'assistant(e) carrière paie assure un suivi personnalisé des besoins d'un portefeuille de 130 agents.
De la gestion des variables de paie au traitement des situations de protection sociale liées aux maladies et aux accidents de service, en passant par les évolutions de carrière, chaque dossier traité contribue à l'objectif fixé par le service : disposer d'une gestion RH de proximité, adaptée à chaque situation, dans le respect de la réglementation et des dispositions internes au SDIS.
De plus, il/elle la supervision de la gestion des temps de travail dans les différentes structures du SDIS (services fonctionnels et centres de secours). Il/elle est principalement en charge de sécuriser les pratiques et de communiquer sur les règles de gestion.

L'organisation du travail liée à ce poste est aujourd'hui répartie comme suit : 50% carrière/paie et 50% temps de travail.

Dans un contexte actuel de réorganisation départementale, les missions et conditions d'exercice de ce poste sont susceptibles d'évoluer.

Carrière/paie :

1. Gestion individuelle des dossiers des agents
- Saisir les éléments de gestion administrative du personnel dans le SIRH et veiller à la mise à jour des dossiers individuels des agents ;
- Traiter les avancements et réaliser les classements des agents dans le cas d'évolution de carrière (recrutement, avancement de grade, promotion interne) ;
- Produire des actes administratifs (positions, promotions, régime indemnitaire, contrats, discipline, ...) ;
- Saisir les éléments variables mensuels de paie et assurer le contrôle de paie ;
- Suivre les éléments relatifs à la complémentaire santé et au contrat groupe prévoyance ;
- Instruire les déclarations d'accident de service et de maladie professionnelle et en assurer le suivi avec l'assureur protection statutaire;
- Instruire les dossiers de saisine du conseil médical départemental (CLM, CLD, ...) ;
- Réaliser des simulations CNRACL et instruire les dossiers de retraites ;
- Recenser et suivre les demandes de cumul d'activité des agents ;
- Transmettre les pièces justificatives aux partenaires externes ;
- Informer les agents de leurs droits.

2. Amélioration continue de la production du service
- Participer à la dématérialisation des arrêtés et des contrats ;
- Rédiger des procédures de gestion et/ou mettre-à-jour les procédures existantes ;
- Garantir la fiabilité de la donnée RH et exercer des contrôles croisés avec les différents outils de gestion, mesurer les connexions de l'interface informatique ;
- Collaborer à l'identification des axes d'amélioration des méthodes de travail et outils, en intégrant une approche centrée sur l'expérience agent.

3. Collaboration à la gestion collective des dossiers
- Assurer la transversalité et le partage des informations auprès de partenaires internes dans leur champ de compétences (service recrutement emplois compétences, service hygiène, sécurité et conditions de travail, service médical, ...) ;
- Assurer un suivi spécifique des situations d'agents en absence longue (AM, AT, MP) pour alimenter les comités mensuels d'accompagnement et de suivi ;
- Assurer, auprès de la cheffe de service, un reporting régulier sur l'évolution des dossiers complexes en cours de traitement auprès de partenaires extérieurs.

Temps de travail :

1. Décompte individuel des temps des agents
- S'assurer de la mise-à-jour des compteurs temps de travail, notamment dans le cadre de reprises d'activités, de mobilité interne et de recrutement en cours d'année
- Traiter les demandes de report de congés et d'alimentation du compte-épargne temps
- Produire des actes administratifs, notamment dans le cadre de la mise en œuvre du télétravail
- Informer les agents de leurs droits

2. Amélioration continue de la production du service
- Rédiger des procédures de gestion et/ou mettre-à-jour les procédures existantes
- Garantir la fiabilité de la donnée temps de travail et exercer des contrôles croisés avec les différents outils de gestion, mesurer les connexions avec l'interface informatique

3. Collaboration à la gestion collective des dossiers
- Accompagner les services fonctionnels et les unités opérationnelles dans la gestion du temps de travail et la mise en place des modalités adéquates de temps de travail applicables à leur structure
- Mettre à disposition des référentes temps de travail ou des planificateurs d'outils de gestion facilitant le déroulement de leurs missions de contrôle et de supervision du temps de travail des agents
- Participer à la communication sur le temps de travail auprès des agents
- Assurer, auprès de la cheffe de service, un reporting régulier sur l'évolution des dossiers complexes