Chargé des assemblées (h/f)
Emploi PIERREFITTE-SUR-SEINE
Pierrefitte-sur-Seine (Seine-Saint-Denis)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Sous la responsabilité de la cheffe du service, gère les dossiers de séance de l'assemblée délibérante, les bureaux municipaux, les décisions prises par le Maire et prépare avec la cheffe de service, la transition de ce secteur d'activité vers la commune nouvelle.
Activités principales :
Conseil municipal & Bureau municipal :
* Préparation des instances et suivi sur le logiciel AIRS DELIB
* Suit le contrôle de légalité interne, relecture et 1ères corrections des projets de délibérations
* Prévenir des contentieux en rédigeant des réponses aux observations du contrôle de légalité
* S'assure que les conventions et les contrats sont conformes à la législation
* Apporter conseil, analyse et accompagnement juridique
* Elaboration l'ordre du jour, constitution et envoi des convocations dématérialisées
* Assure la gestion administrative des séances et le bon déroulement des instances délibératives
* Participer aux conseils municipaux : observer les débats, noter les votes
* Transmission des actes au contrôle de légalité, organiser et contrôle l'affichage règlementaire
* Corrections des comptes rendus de séances
* Archivage électronique des séances- publications diverses des actes administratifs au recueil des Actes Administratifs
Accueil et accompagnement aux droits des habitants :
• Accueil téléphonique et physique du public : écoute, information, orientation
• Recenser et traiter les demandes des usagers lorsque cela est possible, sinon les orienter
• Promouvoir et expliquer le fonctionnement des outils numériques et des télé-services (sites : impots.gouv.fr, caf.fr, ameli.fr, etc…)
• Médiation sociale : accompagner les habitants dans leurs démarches pour favoriser leur autonomie (démarches en ligne en autonomie, aide personnalisée à l’utilisation des télé-services…)• Transmission des informations en interne (services, associations, partenaires)
• Gestion de l'agenda du centre et du courrier sortant
• Animer l’espace « accueil » de manière conviviale
• Communiquer et diffuser l’information sur les actions réalisées par les centres sociaux
• Gérer l’affichage et la documentation dans l’espace accueil et dans les salles
• Assurer des actions de promotion, d’information et de communication sur les différentes prestations et services publics (ville, CAF, Sécurité Sociale, Pôle Emploi, Trésor Public…)
Activités principales :
Conseil municipal & Bureau municipal :
* Préparation des instances et suivi sur le logiciel AIRS DELIB
* Suit le contrôle de légalité interne, relecture et 1ères corrections des projets de délibérations
* Prévenir des contentieux en rédigeant des réponses aux observations du contrôle de légalité
* S'assure que les conventions et les contrats sont conformes à la législation
* Apporter conseil, analyse et accompagnement juridique
* Elaboration l'ordre du jour, constitution et envoi des convocations dématérialisées
* Assure la gestion administrative des séances et le bon déroulement des instances délibératives
* Participer aux conseils municipaux : observer les débats, noter les votes
* Transmission des actes au contrôle de légalité, organiser et contrôle l'affichage règlementaire
* Corrections des comptes rendus de séances
* Archivage électronique des séances- publications diverses des actes administratifs au recueil des Actes Administratifs
Accueil et accompagnement aux droits des habitants :
• Accueil téléphonique et physique du public : écoute, information, orientation
• Recenser et traiter les demandes des usagers lorsque cela est possible, sinon les orienter
• Promouvoir et expliquer le fonctionnement des outils numériques et des télé-services (sites : impots.gouv.fr, caf.fr, ameli.fr, etc…)
• Médiation sociale : accompagner les habitants dans leurs démarches pour favoriser leur autonomie (démarches en ligne en autonomie, aide personnalisée à l’utilisation des télé-services…)• Transmission des informations en interne (services, associations, partenaires)
• Gestion de l'agenda du centre et du courrier sortant
• Animer l’espace « accueil » de manière conviviale
• Communiquer et diffuser l’information sur les actions réalisées par les centres sociaux
• Gérer l’affichage et la documentation dans l’espace accueil et dans les salles
• Assurer des actions de promotion, d’information et de communication sur les différentes prestations et services publics (ville, CAF, Sécurité Sociale, Pôle Emploi, Trésor Public…)
Conseil municipal & Bureau municipal :
* Préparation des instances et suivi sur le logiciel AIRS DELIB.
* Suit le contrôle de légalité interne, relecture et 1ères corrections des projets de délibérations.
* Prévenir des contentieux en rédigeant des réponses aux observations du contrôle de légalité.
* S'assure que les conventions et les contrats sont conformes à la législation.
* Apporter conseil, analyse et accompagnement juridique.
* Élaboration de l'ordre du jour, constitution et envoi des convocations dématérialisées.
* Assure la gestion administrative des séances et le bon déroulement des instances délibératives.
* Participer aux conseils municipaux : observer les débats, noter les votes.
* Transmission des actes au contrôle de légalité, organiser et contrôle l'affichage règlementaire.
* Corrections des comptes rendus de séances.
* Archivage électronique des séances- publications diverses des actes administratifs au recueil des Actes Administratifs.
Décisions du Maire :
* Suit et contrôle les décisions sur le logiciel AIRS DELIB.
* Effectue le contrôle de légalité interne, relecture et 1ères corrections des projets de décisions.
* Formalités administratives : transmission en préfecture, affichage, recueil, etc...
Activités secondaires :
Gestion des commandes de fournitures administratives :
* Prend en charge les commandes de fournitures de bureau des services.
* Passe les commandes.
* Suit et contrôle les livraisons.
* Suit et contrôle le budget alloué pour l'achat de fournitures de bureau.
* Assure en lien avec le service de la commande publique, la passation (rédaction du cahier des charges, rédaction des pièces financières, analyse des offres) et l'exécution du marché public pour l'achat de fournitures de bureau.
Intercommunalité :
* Affichages des documents et rédaction des certificats d'affichage pour les informations hors assemblées.
Archivages :
* Gestion de l'archivage papier et électronique.
* Préparation et finalisation des registres des actes administratifs de la ville (délibérations, décisions et arrêtés).
En alternance avec la cheffe de service :
* Gestion des arrêtés des soins psychiatriques sur décision du représentant de L'État, délégations de fonction et de signature (Maire-Elus).
* Formations des élus.
* Élaboration du calendrier des permanences des élus.
Transmission des informations en interne (services, associations, partenaires)
• Gestion de l'agenda du centre et du courrier sortant
• Animer l’espace « accueil » de manière conviviale
• Communiquer et diffuser l’information sur les actions réalisées par les centres sociaux
• Gérer l’affichage et la documentation dans l’espace accueil et dans les salles
• Assurer des actions de promotion, d’information et de communication sur les différentes prestations et services publics (ville, CAF, Sécurité Sociale, Pôle Emploi, Trésor Public…)
* Préparation des instances et suivi sur le logiciel AIRS DELIB.
* Suit le contrôle de légalité interne, relecture et 1ères corrections des projets de délibérations.
* Prévenir des contentieux en rédigeant des réponses aux observations du contrôle de légalité.
* S'assure que les conventions et les contrats sont conformes à la législation.
* Apporter conseil, analyse et accompagnement juridique.
* Élaboration de l'ordre du jour, constitution et envoi des convocations dématérialisées.
* Assure la gestion administrative des séances et le bon déroulement des instances délibératives.
* Participer aux conseils municipaux : observer les débats, noter les votes.
* Transmission des actes au contrôle de légalité, organiser et contrôle l'affichage règlementaire.
* Corrections des comptes rendus de séances.
* Archivage électronique des séances- publications diverses des actes administratifs au recueil des Actes Administratifs.
Décisions du Maire :
* Suit et contrôle les décisions sur le logiciel AIRS DELIB.
* Effectue le contrôle de légalité interne, relecture et 1ères corrections des projets de décisions.
* Formalités administratives : transmission en préfecture, affichage, recueil, etc...
Activités secondaires :
Gestion des commandes de fournitures administratives :
* Prend en charge les commandes de fournitures de bureau des services.
* Passe les commandes.
* Suit et contrôle les livraisons.
* Suit et contrôle le budget alloué pour l'achat de fournitures de bureau.
* Assure en lien avec le service de la commande publique, la passation (rédaction du cahier des charges, rédaction des pièces financières, analyse des offres) et l'exécution du marché public pour l'achat de fournitures de bureau.
Intercommunalité :
* Affichages des documents et rédaction des certificats d'affichage pour les informations hors assemblées.
Archivages :
* Gestion de l'archivage papier et électronique.
* Préparation et finalisation des registres des actes administratifs de la ville (délibérations, décisions et arrêtés).
En alternance avec la cheffe de service :
* Gestion des arrêtés des soins psychiatriques sur décision du représentant de L'État, délégations de fonction et de signature (Maire-Elus).
* Formations des élus.
* Élaboration du calendrier des permanences des élus.
Transmission des informations en interne (services, associations, partenaires)
• Gestion de l'agenda du centre et du courrier sortant
• Animer l’espace « accueil » de manière conviviale
• Communiquer et diffuser l’information sur les actions réalisées par les centres sociaux
• Gérer l’affichage et la documentation dans l’espace accueil et dans les salles
• Assurer des actions de promotion, d’information et de communication sur les différentes prestations et services publics (ville, CAF, Sécurité Sociale, Pôle Emploi, Trésor Public…)
Profil recherché
Bonne maîtrise des outils informatiques - Aisance rédactionnelle.
Relationnel:
* Discrétion et devoir de réserve.
* Réactivité, souplesse et adaptation.
* Travail en équipe et autonomie.
* Capacité à travailler en transversalité.
Connaissances:
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
* Connaissances approfondies en matière de fonctionnement des assemblées.
* Connaissance du cadre réglementaire des archives.
* Maîtrise des technologies de l'information et de la communication : Internet, Intranet, outils informatiques.
* Connaissances en droit administratif, notamment en droit des collectivités territoriales.
* Maitrise de la rédaction juridique (délibérations, décisions et conventions
Sens de l’écoute, du contact et travail en équipe
• Disponibilité, aisance administrative, organisation et capacité d’adaptation.
• Connaissance Outil Informatique : Word, Excel, Internet (dispositifs d’accès aux droits)
• Connaissance du projet social et des orientations stratégiques de la collectivité.
• Connaissance la réglementation relative à l'accueil du public
Relationnel:
* Discrétion et devoir de réserve.
* Réactivité, souplesse et adaptation.
* Travail en équipe et autonomie.
* Capacité à travailler en transversalité.
Connaissances:
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
* Connaissances approfondies en matière de fonctionnement des assemblées.
* Connaissance du cadre réglementaire des archives.
* Maîtrise des technologies de l'information et de la communication : Internet, Intranet, outils informatiques.
* Connaissances en droit administratif, notamment en droit des collectivités territoriales.
* Maitrise de la rédaction juridique (délibérations, décisions et conventions
Sens de l’écoute, du contact et travail en équipe
• Disponibilité, aisance administrative, organisation et capacité d’adaptation.
• Connaissance Outil Informatique : Word, Excel, Internet (dispositifs d’accès aux droits)
• Connaissance du projet social et des orientations stratégiques de la collectivité.
• Connaissance la réglementation relative à l'accueil du public
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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