Chargé(e) de mission administrative et financière

Chargé(e) de mission administrative et financière

Au sein du service enfance jeunesse composé d'environ 140 agents, la/le chargé(e) de gestion administrative et financières du service intervient en soutien du responsable de service sur des fonctions de gestion des ressources humaines, de suivi budgétaire et de gestion administrative globale. Elle/il travaille en lien étroit avec les coordinateurs des secteurs, le guichet famille. Il/elle conçoit et met en oeuvre de nombreux outils de suivi de l'activité, en relation avec les partenaires et les services fonctionnels de la collectivité.
Vos missions :
Gestion administrative et financier du service :
- Gestion des courriers entrants et sortants du service sur le logiciel Dotelec
- Rédaction de courriers, notes et compte rendus
- Programmation et organisation logistique des réunions dont commissions PEEJ (en alternance avec l'assistante du service Petite Enfance)
- Réalisation de supports d'aide à la décision (statistiques, tableaux de bord...)
- Suivi de facturations et des engagements
- Tenue de la régie d'avance (être régisseur principal) : arrêté des comptes, relation trésorerie
- Centralisation de bilans et états annuels pour la CAF
- Participation à la préparation budgétaire en lien relation avec le responsable de service et coordinatrices de secteurs, avant présentation et arbitrage hiérarchique
Référent(e) pour les services supports : RH, communication, informatique... :
En lien avec le service RH :
- suivi du tableau des effectifs,
- transmission d'éléments pour les publications des annonces
- centralisation des candidatures
- après sélection transmission des données pour réalisation des contrats
- transmission des heures complémentaires réalisées à la DRH, liste grévistes...
En lien avec le service communication :
- promotion des actions du service en direction des familles : agenda des activités, suivi d'actions ponctuelles,
- supervision de la communication envers les familles : envoi emailing
- centralisation et transmission d'éléments de publication : l'Actu d'Estuaire et Sillon, site internet CCES, réseaux sociaux etc
- production et mise à jour des supports de communication : guide été, portail familles etc
- refonte des outils de communication
En lien avec le service informatique
- déploiement du Portail familles et travail sur l'interface du site internet dédié
- soutien aux équipes pour l'utilisation des logiciels métier
Animation et coordination du guichet famille
- pilotage des réunions d'équipes
- planification et supervision du travail administratif des assistantes administratives


Conditions d'exercice :
- travail au bureau avec déplacements ponctuels sur le territoire
- horaires de journée (réunions ponctuelles)
- lieu d'affectation : St Etienne de Montluc
- temps de travail : Temps complet
Avantages liés au poste :
- Un complément indemnitaire annuel (CIA)
- Le bénéfice du COS 44 (prestations d'action sociale) : chèques vacances, loisirs enfants et agents, aides diverses
- Une participation mutuelle et prévoyance
- Accessibilité : la commune de Saint-Etienne-de-Montluc est accessible en train (remboursement des abonnements de transports à hauteur de 75%)
- Formations possibles
- Plusieurs cycles de travail possible
- Télétravail possible
- Monétisation du CET
- Salaire brut mensuel minimum : 2196 euros
Le déménagement de nos locaux est prévu à Savenay fin 2026