Secrétaire (h/f)

Assurer l’accompagnement administratif du Département Patrimoine Bâti et Cadre de Vie composé de 3 directions : Espaces Publics, Bâtiment et Gestion de Proximité et Commerce, et la Risk Manager.
La gestion administrative est une cellule ressource transversale. interlocutrice ou premier niveau de contact entre le Département et le public, composée de 4 secrétaires, assurant des missions communes et des missions spécifiques,

• ACCUEIL DU PUBLIC
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité,
• Enregistrer, évaluer et orienter ta demande (prendre des messages, filtrer les appels téléphoniques, transmettre vers les interlocuteurs compétents), - Renseigner les usagers.
• OUTILS BUREAUTIQUES
• Saisir et présenter des documents à l'aide des techniques de bureautique notamment le traitement de texte et le tableur,
• Renseigner des tableaux de bord, - Procéder à des recherches via les sites réglementaires (infogreffe par exemple) pour vérifier et identifier les entreprises et/ou commerçants,
• Saisir des notes et des comptes-rendus au vu de prises de notes des directeurs, des techniciens.
• COURRIER/ TRAITEMENT DE L'INFORMATION
• Organiser le départ et l'arrivée du courrier,
• Rédiger des courriels et des courriers simples sur la base de notes,
• Réceptionner, enregistrer et classer la réponse,
Saisir, enregistrer, alimenter et répondre aux usagers via le logiciel GARGANTUA, Saisir, contrôler et répondre aux sollicitations des pantinois via le logiciel LIBRAIR.
• Assurer l'affichage administratif numérique des actes et documents administratifs (TOTEM),
• Adresser les actes administratifs (arrêtés, permissions de voirie... .) au contrôle de légalité (PASTELL) - Saisir des arrêtés sur la base de prises de notes et pouvoir consulter la base des arrêtés.
CLASSEMENT (PAPIERNUMÉRIQUE)
• Trier et classer des documents selon une procédure déterminée, - Procéder à l'archivage.
• ORGANISATION DES ACTIVITÉS DU DÉPARTEMENT
• Gérer des agendas,
• Monter des réunions, des rendez-vous,
• Préparer des dossiers pour les réunions.