Un(e) assistant(e) de gestion administrative

Au sein de la Direction des Services Techniques et du Numérique, placé(e) sous la responsabilité du Directeur, vous assurez le secrétariat, la gestion administrative et budgétaire courante de la direction des Services Techniques et du Numérique. Vous assurez également l’accueil et le renseignement des publics. Travail en binôme avec le/la référent(e) marché et fêtes sur le suivi, l’installation et la facturation du marché hebdomadaire et fêtes.

Activités principales :
Secrétariat de la Direction des services techniques et du numérique :
- Suivi des factures et du budget de la Direction
- Régisseur suppléant de la régie de recette marché et fêtes
- Suivi et optimisation du logiciel de suivi des demandes de travaux
- Assistance à la réalisation des dossiers administratifs (Appel à projet, demandes de subventions, ...)
- Suivi et contrôle de la bonne exécution des marchés publics du service informatique, en lien avec les prestataires
- Gestion des bilans d’activité
- Classement et archivage de documents.
Information et accueil :
- Accueil, renseignement physique et téléphonique des publics, réception, recueil traitement et diffusion d'informations (notes, messages, courriels) ; réception des doléances et plaintes.
Gestion du Domaine Public commercial et technique :
- Centralisation et gestion de l'ensemble des demandes relatives à l'occupation du Domaine Public en relation avec les services concernés (police municipale), y compris le volet administratif et financier (Régisseur suppléant de la régie de recette marché et fêtes)
- Suivi et réalisation de déclarations d’intentions de commencement de travaux (DICT)
- Rédaction et suivi des arrêtés d’occupation du domaine public.

Activités complémentaires :
Aspects spécifiques et/ou contraintes liées au poste :
- Présence les jeudis matins de marché à partir de 7h00 l’été et 8h00 le reste de l’année
- Présence lors des fêtes en weekend (2 par an)
Travail en tout temps sur l’espace public pendant les marchés.

Compétences - aptitudes requises :
Bac à bac +2 en comptabilité ou expérience et compétences démontrées dans le domaine
Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, Outlook, logiciels métiers…) ainsi que les techniques de secrétariat, de tri, de classement et d’archivage
Reconnu(e) pour votre excellent sens de l'accueil et du service public, vous savez vous adapter aux différents interlocuteurs(trices) et appliquer les principes de discrétion professionnelle
Connaissances de base en droit public et administration territoriale
Vous faites preuve de rigueur, d'organisation et d'autonomie. Vous avez le sens de l’écoute, de bonnes capacités d’anticipation et de gestion du stress
Votre discrétion professionnelle et votre esprit d'équipe ne sont plus à démontrer.

Non renseignées