Assistante de direction - Référente qualité et process (3439) (h/f)

MISSION(S) GENERALE(S) :
1. Il / elle participe à l’organisation pratique du service de la direction générale, il / elle assiste le directeur général des services, suit et gère les dossiers du secrétariat général, en particulier la préparation et le suivi des conseils municipaux. Aussi, il / elle assiste le cheffe de projet cité éducative sur la préparation budgétaire, le suivi comptable, et l’organisation administrative.
2. Il / elle participe à la mise en œuvre des axes et actions du projet d’administration de la collectivité, décline les documents et supports de communication, suit en autonomie le travail des groupes projets
3. Il / elle pilote la mise à jour de certains process particuliers (véhicules, manifestations, …) sous l’autorité du DGS

POSITIONNEMENT DANS LA STRUCTURE :
Directeur général des services → Assistante de direction
Référente qualité et process
Cheffe de projet cité éducative → Assistante de direction
Référente qualité et process

ENCADREMENT : Non

RELATIONS FONCTIONNELLES :

- Externes :
• Les administrés
• Les services de la CU GPSO
• Le Conseil départemental
• Les autres collectivités
• Les services de l’Etat surtout la préfecture
• Les autres interlocuteurs de la ville (associations, partenaires…)


- Internes :
• Les élus du conseil municipal
• Les services de la ville et du CCAS

TEMPS DE TRAVAIL : Temps complet - 37h30 du lundi au vendredi, 8h30-12h / 13h30-17h30,
25 jours de congés annuels + jusqu'à 2 jours de fractionnements (si pose des congés annuels dans la période y ouvrant droit) + 14 jours de RTT

LOCALISATION GEOGRAPHIQUE DU POSTE
Mairie de Chanteloup-les-Vignes
37, rue du Général Leclerc
78570 CHANTELOUP-LES-VIGNES

SUJETIONS PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION :
• Travail en bureau
• Horaires réguliers

ACTIVITES PRINCIPALES :
• Participer à l’organisation de l’activité quotidienne du Directeur général des services et de la Cheffe de projet cité éducative
• Préparer et suivre les séances du conseil municipal
• Gérer et suivre le registre des arrêtés de la ville
• Gérer et suivre les décisions municipales
• Prendre les rendez-vous du Directeur général des services et de la Cheffe de projet cité éducative
• Monter les réunions d’équipes concernant la direction générale et en assurer le secrétariat (comités de directions notamment)
• Gérer les demandes de dérogations à la carte scolaire
• Assurer les fonctions de correspondante financière pour la cité éducative pour le suivi budgétaire de la direction,
• Effectuer des recherches documentaires pour le directeur général des services et la Cheffe de projet cité éducative
• Réception des appels téléphoniques
• Réception, traitement et diffusions d’informations (courriers et courriels)
• Suivre les parapheurs de la DGS et de la Cheffe de projet cité éducative
• Réalisations de travaux de bureautique (courriers, notes, arrêtés…) pour le compte du DGS et de la Cheffe de projet cité éducative
• Trier, classer et archiver les documents
• Suivre l’avancement global du projet d’administration de la collectivité
• Rédiger le document de synthèse du projet d’administration
• Assurer le suivi transversal du travail des groupes projets et le reporting au DGS
• Mettre en œuvre certaines actions du projet d’administration à la demande du DGS : charte managériale, référentiel de compétences managériales, moments de convivialité …
• Assister le DGS dans la préparation des matinées des cadres, et en assurer le suivi
• Piloter la mise en œuvre de certains process à la demande du DGS
• Piloter ou copiloter certaines démarches en lien avec la qualité / la process (exemple : copilotage du déploiement du logiciel le Parapheur)

ACTIVITES SECONDAIRES :
• Remplacer l’assistante de direction du Maire et des élus

DISPOSITIFS SOCIAUX, INDEMNITAIRES ET LIÉS À LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL :
– Régime indemnitaire (IFSE + CIA)
– Contrat groupe mutuelle santé et prévoyance, avec participation employeur à hauteur de 15 €/mois pour la
mutuelle et 20 €/mois pour la prévoyance maintien de salaire
– Participation employeur aux frais d’accueil de loisirs (enfants de 3 à 11 ans, sur présentation de facture)
– Allocation pour enfant en situation de handicap (sur justificatif)
– Adhésion de la collectivité au CNAS
– Accès au Comité des Œuvres Sociales
– Accès gratuit à la salle de sport municipale
– Possibilité de télétravail, en fonction des missions et de l’organisation du service
– Commune engagée en faveur de la formation et du développement des compétences